線上簽核有哪些優勢?從此處理簽核工作事半功倍

線上簽核的4大優勢

線上簽核優勢#1：優化制度流程

隨著企業的規模愈大，對於流程制度就會愈注重，為達成不同的目的也會產生不同的流程內容，但對於新進員工來說就難以快速進入狀況。如果企業沒有明訂出 SOP 程序，說明文件簽核後要送到哪個單位找哪位負責人，遇到負責人請假時代理人是誰等等，每跑一關就要確認一次，大幅提升了整體執行的困難度。

若採用線上簽核，每發起一項簽核流程，執行完自己的階段後，系統就會自動將工作送達下一位負責人，不必再一一確認制式的公文檔案在哪裡、要將公文交由誰處理。另外，藉由「代理人機制」，讓承辦人員在休假期間，由其他人協助處理簽核流程，就不會影響整體流程處理進度。

線上簽核優勢#2：優化處理效率

一般要將各個分公司的公文送達總公司，除了需要在內部人工處理親自送單，還得到郵局排隊掛號寄出，若需要返件，那花費的時間就會直接乘以2。即使處理單位都在同棟大樓辦公，若剛好承辦人員不在位子上，也要再另外花時間過去找對方。

若公文同時需要多個不同的單位會簽，通常需要印一份紙本的公文，讓每一個單位簽核後再將公文傳回承辦人，承辦人再將公文傳給下一個單位，或是有幾個需要簽核的單位就印幾份紙本公文，但不管是哪一種方式都很花費時間和資源。

改採線上簽核後，就不再被時間和地點所限制，不論承辦人員在居家辦公、在分公司或是外出洽公，都可透過系統直接處理。若公文處理時限一到，也可啟動稽催功能，避免需要當面下對上的要求對方處理，在落實提醒之餘也不影響內部的和諧。

線上簽核優勢#3：節省花費

除了人事成本和郵政資費，傳統簽核最大的問題就是需要耗費大量的紙張，每次跑流程時就要列印一份文件，如果填寫錯誤還得重新再印，為了整理這些長久累積下來的大量資料，也必須添購檔案夾和書櫃來分類存放，再多的空間都不夠使用。

採用線上簽核就能幫助節省這些花費，還可將此筆預算更彈性的挪到他處使用，讓各項配置也能夠更加精簡。

線上簽核優勢#4：利於追蹤進度

執行傳統簽核時，公文常常擺在主管桌上就忘了它的存在，或是簽完之後承辦人員必須主動去找主管取回，有時文件不見也不知道已經簽到誰的手上，碰到急件時更無法被優先處理。

線上簽核的好處就是當文件送達時會提醒執行人，且系統會將送達時間記錄下來，顯示此流程是在哪個階段被耽擱了，有利於承辦人員隨時追蹤簽核的處理進度。

Lale 辦公雲端工具協助企業將所有簽核流程系統化

Lale 辦公專業團隊協作平台結合了簽核流程、即時通訊、會議管理、專案管理、工作日誌等實用的辦公工具。當有簽核的需求時，只要打開 Lale 辦公，不需受到時間和地點的限制，馬上就能處理簽核工作。流程表單根據時間自動排列，自動化的系統，可大幅降低處理過程所需花費的時間，且承辦人員隨時能夠透過查詢紀錄，掌握目前最新的簽核進度。

當人員請假時，可透過系統指定代理人，將相關的工作流程自動轉移到代理人的手上，避免流程進度被延宕。若有流程需要處理，Lale 辦公將透過即時通訊系統，於聊天室傳送訊息通知處理。另外，即使不懂程式碼，也可因應不同需求，透過 Lale 辦公自行製作流程表單，只需簡單幾步驟設定觸發流程的條件、指派各關卡的簽核人員，最後模擬測試結果，變化出各種表單，協助企業透過線上簽核，打造高效團隊。

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原文首發於「Lale快報」網站，原文頁面連結。