【WhatsApp 自動回覆】教你設定 Auto Reply 快速回覆客人查詢 (附 WhatsApp Chatbot 教學)

每天要處理成千上萬的客户查詢，若要逐一回覆必定十分費時。其實只要使用 WhatsApp 自動回覆 (WhatsApp Auto Reply) 就可以輕鬆解決堆積如山的客服問題！WhatsApp 自動回覆讓你在任何時候都可以即時回覆客户，建立最好的第一印象。立即查看以下教學，掌握 WhatsApp Auto Reply 的秘訣！

WhatsApp 自動回覆 (WhatsApp Auto Reply)

WhatsApp 自動回覆是 WhatsApp Business 內置的免費功能，分為「離開訊息」及「問候訊息」兩種。WhatsApp 離開訊息是指在非營業時間或無法立即人手回覆時，仍可自動發送訊息，告知客戶何時才會回覆他們。商戶亦可以設定問候訊息，當顧客第一次聯絡你時，可以向他們自動傳送問候訊息，或向他們簡介公司業務。

WhatsApp 自動回覆的優點

於現今網購盛行的時代，24 小時都隨時會有顧客透過 WhatsApp 查詢產品/服務，而且大部分顧客亦期望能夠即時獲得商戶的回覆。當設定好 WhatsApp 自動回覆，就可以確保在非營業時間仍可發送離開訊息或問候訊息，有助讓商戶可以更安心享受私人時間。

使用 WhatsApp Business 設定 WhatsApp 自動回覆教學

WhatsApp 自動回覆分為「離開訊息」及「問候訊息」兩種。

設定離開訊息 (Away Message)

設定離開訊息後，對話機器人可以幫忙在客服忙碌或非營業時間後自動傳送。只要任何人或指定聯絡人發送訊息，Chatbot 就會根據用户的設定時間及收件人自動傳送訊息。

1. 開啟 WhatsApp Business 應用程式

2. 點擊「設定」> 「商業工具」 > 「離線自動回覆訊息」

3. 開啟「傳送離線自動回覆訊息」

4. 點擊預設訊息並開始編輯，完成後點按儲存

5. 點擊「傳送時間」(Schedule)，選擇傳送離線自動回覆訊息的時間：

• 一律傳送 (Always send)：一律自動傳送訊息

• 自訂傳送時間 (Custom schedule)：只在指定時間傳送訊息

• 非營業時間 (Outside of business hours)：只在非營業時間傳送訊息 (需要先在商家檔案中設定營業時間)

1. 點擊「傳送對象」 (Recipients)，選擇會收到離線自動回覆訊息的對象： ）

• 所有人 (Everyone)

• 排除我的聯絡人 (Exclude my contacts)：傳送給所有非聯絡人的對象

• 所有人，除了… (Everyone except…)：傳送給所有人，惟選取的對象除外

• 只傳送至… (Only send to…)：只傳送給指定聯絡人

小貼士：撰寫離開訊息範本時，可以註明回覆時間，將有助提升客戶體驗。

設定問候訊息 (Greetings Message)

設定問候訊息後，Whatsapp 聊天機器人 (WhatsApp bot) 會在客户第一次傳送訊息後自動回覆訊息，商家亦可以透過這個功能聯絡超過14天沒有對話的客户。操作流程如下：

1. 開啟 WhatsApp Business 應用程式

2. 點擊「設定」> 「商業工具」 > 「問候訊息」

3. 開啟「傳送問候訊息」

4. 點擊預設訊息並開始編輯，完成後點按儲存

5. 點擊「傳送對象」 (Recipients)，選擇會收到問候訊息的對象：

• 所有人 (Everyone)

• 排除我的聯絡人 (Exclude my contacts)：傳送給所有非聯絡人的對象

• 所有人，除了… (Everyone except…)：傳送給所有人，惟選取的對象除外

• 只傳送至… (Only send to…)：只傳送給指定聯絡人

小貼士：撰寫問候訊息範本時，可以使用口語和Emoji，令人感受不到 WhatsApp  自動訊息感覺，更有親切感！

Bonus Tips: 利用快速回覆 (Quick Replies) 回答常見問題

WhatsApp 自動回覆當然不止以上功能！它還內置了「快速回覆」這個 WhatsApp 小 程序。只要設定好關鍵字，就可以儲存經常重覆使用的訊息範本。當收到常見查詢時，商家就可以利用此功能快速回答客人問題。但要留意的是，快速回覆最多只可儲存50個訊息範本。

設定快速回覆 (Quick Replies)

1. 開啟 WhatsApp Business 應用程式

2. 點擊「設定」> 「商業工具」 > 「快速回覆」

3. 點擊「新增」（+號圖樣）

4. 點按輸入訊息以建立所需訊息，可以是文字訊息，或多媒體檔案

5. 為這則快速回覆，設立指定的快速鍵

6. 設定指定關鍵字，每個快速回覆最多只可設定三個關鍵字。設定後則可快速搜尋範本，回覆客户

7. 點擊「儲存」

如果要使用快速回覆，只要在對話框輸入「/」及已建立的快速回覆快速鍵，或輸入關鍵字，就可以找到快速回覆範本！請留意在傳送前，你仍可以編輯範本。

ChatMonster WhatsApp 自動聊天機器人 (WhatsApp Chatbot)

雖然 WhatsApp Business 擁有以上自動回覆功能，但單靠這些 WhatsApp 功能又怎能應付每天堆積如山、千變萬化的客户訊息呢？

ChatMonster WhatsApp 自動聊天機器人擁有更多自動化功能，包括自動訊息排程、自動標籤客戶、自動客户分流等功能。用户亦可以設定多樣化的自動回覆，引導客户作進一步行動，輕鬆提高生意額。

面對眾多即時通訊渠道，你需要的是一個一站式客戶通訊管理平台，ChatMonster 助你高效省時管理 WhatsApp, Facebook Messenger 等通訊軟體的訊息，讓你專心開拓業務。