越分越糊塗 你真的懂資料分類嗎？【第二腦袋#2】

我挺相信「塞翁失馬，焉知非福」的。

2003年沙士期間，香港人以「本地遊」替代外遊，本來因為疫情而少了幾份兼差的我，因緣際會為多份報章和雜誌撰寫本地旅遊稿件，無端端成了本地遊作家，還因此出版了兩本遊遊書。

今年，和大家一樣，呆在家裡的時間特別長，因禍得福地，年初許下的四大目標（重新建立自己的個人知識管理系統、每周撰寫最少一篇網文、每周拍攝及剪輯最少一條視頻，以及完成新的小說），前三項已經大抵達標，剩下最後一項更須加緊用功。

達成目標的過程，頗有自證預言（Self-fulfilling Prophecy）的感覺——在建立個人知識管理系統的過程中，提升了自己的生產力；因為提升了生產力，於是更有效地管理個人知識，對創作能力和效率，也有了進一步的提升⋯⋯

2014年開始接觸「生產力」（Productivity) 這門學問，由最初只是關注各式各樣的筆記和寫作軟件，到嚐試提高生產力的小技巧，如蕃茄鐘、子彈筆記；到參考各種理論和書籍，如David Allen的Getting Things Done，Tim Farris的The 4-Hour Work Week，Chris Bailey的A Life of Productivity⋯⋯

幾年下來，學了不少，卻不覺得自己的生產效率得到真正的提升，究其原因，是我一直把時間花了在「學習」，而不是在「實踐」之上——

學習，不過拖延症患者一個冠冕堂皇的藉口！

整理資訊不如調整心態

不是說學習不重要，知識是無限的，要用有限的時間去學習，我們必須要用對方法，才能善用有限的時間。

上一篇講到，第二腦袋的四大功能C.O.D.E (Collect收集, Oraganise整理, Distill過濾, Express表達)中，第一項是相對較易的，只要找到一個就手的方法，就可以快捷和有效地收集資訊。

然而，想法、興趣、理想、目標都是無窮無盡的，若我們把所有收集回來的資訊平鋪開來，將會多得讓我們無從著手，所以，第二腦袋的第二個功能：Oraganise整理，就是當中的關鍵。

Tiago Forte（「創建第二大腦」課程的創辦人）於是提出了一套整理資訊的方法：PARA Method.

PARA也是由四個英文字的縮寫組成，分別是Project項目、Areas領域、Resources資源，以及Archives檔案。

Forte把世間萬事萬物，簡化成這四個類型，因為他認為，人不但時間有限，處理能力也是有限的，分門別類太多的話，絕對會影響效率。

PARA打破了我們一直源用的圖書館式分類方法，它不按科目來分門別類，而是按處理資訊的「緩急先後」來分：

Projects 項目

• 凡是有明確目標、有完成日期的工作，都歸於此類
• 例如：寫網文、開會、完成一個App、拍一條視頻⋯⋯
• 因為有目標及期限，「項目」是流動性的，可以按需要增加，完成後可以刪除或歸檔。

Areas 領域

• 有長期標準可依的活動，可以是你的「興趣」，也可以是你想建立的「習慣」、「目標」。
• 沒有期限也沒有「最終結果」，但有一個「標準」，可以「永遠地」追求下去的。
• 例如：健康、財政、旅遊、家居、汽車、寫作、生產力⋯⋯
• 項目和領域很容易混淆，所以最好是舉例說明：

- 參加下一屆馬拉松是項目, 健康是領域

- 今年寫一本小說是項目, 寫作是領域

- 安排八天歐洲遊是項目, 旅遊是領域

- 結婚紀念晚餐是項目, 家庭是領域

Resources 資源

• 有興趣或可能有興趣研究的題目或主題
• 例如：加密貨幣、咖啡、園藝、項目管理，SEO，筆記方法⋯⋯（只是舉例，詳見下文）
• 客觀的資料、收集來的資料、可以供日後參考的資料

Archives 檔案

• 以上三類的過期檔案
• 極少用到，但不能丟失的資料，例如護照的影印本、銀行月結單、電器說明書、寵物的免疫證明⋯⋯

PARA分類的優勢

簡單來說，PARA的四種分類，不是硬性地把資料鎖定在某個類目上，而是按資訊「使用程度」來顯示它們目前的「狀態」。

PARA裡的資訊是可以流動的：

收集來的資訊，還沒有任何具體行動的，可以先放在資源裡。

對某類資訊產生興趣，打算長時間投注精力時，可以把它們置放在領域裡。

對此等興趣有了明確的目標，要付諸實際行動時，就提升上項目。

項目完成，便收藏於檔案裡，有需要時可以隨時找到。

會否「付諸實際行動」，是PARA大法的關鍵詞。

我們一向使用的分門別類筆記方法，大多只是停留於「領域」的層面，每次打開筆記軟件，盯着數以十計的領域，而沒有立下決心付諸實際行動時，這些龐雜的資訊，只會增加我們的壓力，令人心情沉重，因為，就像之前說的，領域是沒有「最終結果」的！

不把領域變成項目，你永遠不知道自己的投入程度有多少，或者未來應再投入多少？也不知道自己到底同時在做哪一些事情？長期和短期的資源該投入多少？

若你的領域裡有「寫作」這個類別，內裡是多年來搜集得來的寫作技巧、名家寫作心得、自己的各種奇思妙想，卻沒有一篇完成了的佳作，那「寫作」對你來說，只是一個不着邊際的嚐好、夢想而已。

可是，只要你為自己定下一個明確的，可以達成的目標，諸如：每天寫五百字、每月完成四篇網文、六個月寫一部十萬的小說......把這目標和相關的資料放在「項目」裡，那寫作便不再是一個遙遙無期的興趣，而是一個可以預期的成果。

用了PARA大概兩個月，它為我帶來了兩個重大的改變——

1. 大刀濶斧地簡化資訊分類
2. 切實地運用資訊，達成目標

具體的改變和實際上的操作，我們下回再談。