談志工二三事 ~ 燈會志工有感 I

旅讀從心
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(修改过)
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大型活動的志工安排真是不容易啊

繼去年的燈會志工訓練文章後,歷經營運前群組裡的群魔亂舞、試營運時的混亂、正式開展後值班,以及最後的志工感恩大會,終於可以產出第二篇文章啦。

當初報名臺灣燈會志工的源起,是因為平常只有在單一場館值班,大都是熟悉且固定的工作流程,很想參與大型的活動,以了解相關規劃、志工群組的安排,便付諸行動報名。

光源台北 - 2023臺灣燈會」設計有四大展區,預計吸引參觀人數破千萬,對於台北市政府而言,能夠號召充足的志工支援,才能令燈會運作更加順利。針對我所了解的部分,做點紀錄。


🏮 事前準備

💡 任務分組:劃分庶務組、客服組、活動組以及十二行政燈區組,在報名時即須選擇服務組別,以及服務展區的優先順序,以利分配人力。

🔘 庶務組:主要負責志工站報到、環境留守,物資整理發放,以及機動支援客服組、活動組班人力。最令我意外且有感的是📷️攝影志工以及志工加油打氣團的配置,在我當活動組值班期間其實是有點孤獨的,因為一個作品大概只會配備1~2名志工,常常都是單獨負責一個作品,而值一班就是3.5~4小時起跳,想離開喝水、上廁所,容易擔心沒有人支援,然而看到志工打氣團的出現,一方面覺得窩心❤️、覺得自己不是孤軍奮戰,一方面也能適時給予支援,讓我們好短暫休息。而攝影志工四處穿梭會場,捕捉志工們服務的點滴,最後在感恩大會裡展出,讓大家看到照片時,重溫回味當時值班的時刻,覺得貼心。

於志工感恩大會現場拍攝

🔘 客服組:主要在服務台值勤、提供民眾諮詢服務、發放小提燈,以及輪椅、嬰兒車借用管理等。

🔘 活動組:主要負責燈區指引,也就是為民眾說明作品,環境巡查,活動協助。除了說明負責區域的作品外,還主動教民眾怎麼與展品互動,或是說明作品意涵;因為需要走來走去,還常常被民眾問路,這時候就很自豪於自己的方向感,甚至有些民眾還會直接問其他展區的作品在哪裡,好險自己對燈會展區頗熟稔😎,事前也有做其他展區的功課啊。

🔘 十二行政燈區組:在各行政區燈區服務台,協助現場秩序維持、巡查燈區等。


💡 志工訓練:除了舉辦三小時的實體訓練外,還有線上資料分享,以充實訓練內容。

🔘 實體課程:因為志工約達1,700名,分展區在平假日都開設訓練時段。從教導志工的處理應對外,連燈會的一些歷史小故事、前幾年的特色,還有這次燈會的概念、展區都一併介紹,甚至連志工管理整合平臺的網頁教學都當場示範,若使用仍有困難,當場還有許多人員可一對一協助解決。

🔘 線上分享:在雲端硬碟裡依不同展區開立資料夾,用影片告知志工站所在,提供燈會常用網頁連結整理,以及官方摺頁等資料。


💡 志工支援:給予志工充分的後援

🔘 發放物資:開放志工領物中心,先提供(值班3班)志工專屬背心、兔年小提燈。

🔘 線上聯繫:依展區分別開line群組,展區群組用來回報會場狀況,開放志工請休假;另請志工將台灣燈會官方帳號加入好友,專門回答志工問題、提醒志工訊息。

上戰場前要先備妥資源

💡 試營運:提早發現問題、及早改善

🔘 燈會日期是2023/02/05~2023/02/19,在02/01~02/04先試營運。當初不知道試營運會不會比較特別,因此特地選第一天值班,才發現『試營運還真不是口頭說說而已,因為第一天真的會很混亂啊。』
🔘 從志工一開始到班就狀況頻傳🤐,標榜數位化(可以用悠遊卡、台北通或身分證)打卡,結果網路大當機,大家只能手寫簽到,甚至最後到下班時間,就請大家直接回家,斷然放棄簽退😆但隔天就完全排除障礙,志工打卡就恢復正常囉。
🔘 另外,志工督導也在試營運期頻頻走訪,詢問志工們值班時是否發覺到問題或可強化之處,以便儘速改善,才深深體會到試營運真的有其必要性。



🏮 燈會期間

💡 志工支援:給予志工充分的後援

打卡值班時會先發放口罩、小零食,值班當中也會有督導或是志工加油打氣團前來關心、叮嚀我們注意休息,下雨時也會細心提供雨衣供備用。另外,大家也會繼續使用line群組,補充燈會相關資訊、隨時提供應對意見。

攝自志工站現場


🏮 燈會落幕

💡 志工感恩大會:既讓志工任務圓滿結束,也持續為後續大型活動招募人手。

本以為值班結束後便結束任務,沒想到還有志工感恩大會。感恩大會的確有種圓滿的感覺,從會前的餐食調查,會場的指引以及布置,以及場內的流程安排,會感覺到這是為志工們舉行的同樂會,大家抱持著愉快的心情、為任務畫下句點。

攝自「志造光亮,榮耀臺北」燈會志工感恩會

從感恩大會開場,看到影片播放,裡面有志工值班的身影、民眾的回應,現場督導們的穿梭、喊話,喚起當初值班的點滴;致詞橋段,好險長官不多,最熱烈的當然是台北市長現身,慶幸市長講話也還蠻有梗的,不會落落長,還有笑點。頒獎時刻,當最年長的銀髮志工出現,真的會覺得有些激動,高齡87歲還能充滿熱情與活力,自己也會受到鼓舞。另外安排的兩場舞蹈表演時間精簡也吸睛,其中一場是身障者的雙人舞,感覺很有意義。

志工感恩會現場

現場也為志工量身訂做「攝影展」,展出超過70幅攝影志工記錄到的瞬間!此外,活動現場也設置志工招募攤位,邀請燈會志工持續於臺北市各單位投入志願服務,覺得這樣的安排很聰明呢。

攝自「志造光亮,榮耀臺北」燈會志工感恩會


事隔多月,終於提取些金魚腦的記憶,為自己預想了解的大型活動組織籌畫作下紀錄。另外,值班的點滴跟其他光怪陸離的事情,留待下一篇吧😅

CC BY-NC-ND 2.0 授权

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