大學生連e-mail都不會寫？！－－五個步驟，教學生寫出簡潔又吸睛的信

自從在大學兼課以來，時常需要和學生e-mail往來，這才發現：現在大學生普遍不知道寫信的基本禮儀，在內容上不是語焉不詳，就是寫得落落長，卻不知道重點在哪裡。為此，我曾寫了一篇文章反映這個現象，（詳見：〈收到好幾封沒有署名的信之後有感〉）後來，也見到幾位在大學教書的老師有類似的抱怨。

不過，雖然問題的根源在於千禧年後出生的孩子，在成長階段就被手機綁架，缺乏閱讀與書寫的磨練。然而，不得不說，在學校教育當中，也不太注重實用性的表達練習，沒有認認真真教過他們如何寫一封兼顧格式禮儀及文詞通達的信件。所以，我們自己也需要負部分責任。

自從意識到這個問題以來，我一直想設計一堂課，教導學生寫信的技巧。碰巧，最近拜讀了虎尾科大通識中心教授王文仁所著的《閱讀寫作公開課－－大學老師神救援，國文上課不無聊！》，書中的第一堂〈給老師寫一封求情信〉，王老師正是在分享指導學生寫e-mail的方法。

於是，我在王老師所傳授的教學方法之上，又添加了一些個人的設計，並且在這個學期的第二堂課帶學生實際操作。由於這套方法簡明扼要，學生在短短時間內便能夠吸收且活用，成效顯著。上個禮拜，我把同樣的課程搬到我的國中作文班試上，效果同樣出色。

既然大孩子、小孩子都可以快速掌握寫信的要點，可見他們的確是過去缺乏專業的訓練，因此不會寫信。我們與其抱怨，何不如花一點時間教導他們呢？

信件格式的部分，很容易上手，本文不贅述，可參考《風傳媒》刊載的〈學校不教，但你一定要會的email信件格式禮儀！超基本、能做好印象就會大加分〉一文。以下，我主要分享教學生寫出簡潔通順的信件內容的教學步驟：

一、針對情境（1），根據自己的方式寫e-mail

在正式教學生寫信的方法之前，我依據過去曾經處理的一個真實案例，（〈當了一個大六學生以後……〉）設計成情境，請學生以小組為單位，討論看看：如果你是當事人，怎麼樣寫信向老師求情，會讓老師心軟？然後寫在學習單上。這個情境如下：

• 你是一個大六學生，這個學期再不畢業，就要被退學了……
• 但是你仍然很混，洪老師的課，你時常缺課，連期中考也沒有來考……
• 快到期末，你開始怕了。最後五堂課，你每一堂都到，作業都有交，期末考也有來考……
• 然而，當你收到成績，竟然現只有49分，你嚇了一大跳，因為這是你唯一不及格的科目，你不知道如何跟父母交待……
• 最後，你決定寫信跟老師求情……

之所以在講述方法前，先讓他們根據自己的理解來寫信，是為了現場搜集負面教材，這樣他們才會清楚見到自己的盲點。

二、上台朗讀信件，老師當場解說

我給學生二十分鐘的時間寫信，完成後上台朗讀，接著先交由台下同學給予回饋與建議，再由我來講評。

整體來說，雖然他們所設計的缺課理由五花八門，有的還挺有巧思－－只剩半年壽命，完成學業是臨終前唯一願望，或是爸媽吸毒被關，他要承擔家計照顧弟妹……－－但在敘述時，他們通常無法掌握表達的重點，我時常聽了老半天，還不知道他們希望老師怎麼幫助他。如：

格式錯誤和錯字就不說了，這封信最大的問題是：他根本沒有說明他是被我當的學生！我學生這麼多，哪裡記得當過誰呢？如果我同時要讀數十封信，可能根本懶得看完，就把信給刪了。

類似這種主題不明確的信件還有不少。看得出來，沒有受過寫作訓練的學生，一下筆是想到什麼就寫什麼，沒有把讀者閱讀時的反應考慮在內。

經由我的解說，並且請他們設身處地想想收到這種信時的感受，他們大致能夠了解沒抓到重點的信件，不但不能解決問題，還有可能惹惱收件者。

但是，到底該怎麼寫呢？其實信件結構很簡單，只有三個部分，比傳統的起承轉合更好用……

三、運用「倒金字塔結構」寫e-mail

王文仁老師建議採用「倒金字塔結構」來寫信，我在〈「不罰寫，那要怎麼教？」我現在就給你明確解答！〉一文中也採用這個方法講授自白書寫作。如圖：

倒金字塔結構是按照事情的重要程度，由上而下依序書寫。

首先，先採用六何法在第一段簡短交待「事情經過」，讓收件者快速了解你來信的用意。即使收件者正忙，讀過第一段後也可以清楚掌握信件大意，不至於耽擱太多時間。以情境（1）來說，可以這樣寫：

老師： 您好，我是您這個學期「閱讀與創意發想」這堂課的學生吳○翔。今天我收到成績，發現我被當了，可能是我期中前的出席狀況不佳。但我期中以後的作業都有交，想請老師幫我確認成績，或是看有沒有機會補救。

在這一段中，除了「地」沒有必要提到，其餘的人、時、事、為何、如何等，都有放進段落中，如此便可以讓老師了解你的狀況和目的。

接下來，如果老師有空讀信的話，會想了解你缺課過多的理由，你可以在第二段的「說明」當中解釋。如：

因為我是家庭的經濟支柱，而且來自單親家庭，需要承擔家計，我一週有六天都要打工。而您的課剛好和我上班時間衝突，如果可以調班的話，我都會努力跟同事協調；但如果真的沒辦法調班，也只好蹺課。我真的不是存心蹺課，是有不得已苦衷。請老師諒解！

最後的「結論」，用一句話扼要點出來信重點，提醒收信者。如：

總之，我再畢不了業就要被退學了。希望老師幫我再次確認成績，或者是有什麼補救方法，我都會盡力配合，不會讓老師失望。

寫完三個段落後，加上祝福語和署名，一封旨意清晰、文詞暢達的信件不就輕鬆完成了嗎？

四、設計清楚明白又吸睛的主旨

不只是大學生，很多人在寫信時很容易忽略主旨（標題）的重要性。一封有好主旨的信，會讓收信者在茫茫信海中優先看到這封信的存在；相反的，一封主旨模糊的信，就算信件內容再動人，收信者可能會壓到最後再打開來看。

如何設計好的主旨呢？關鍵就是：主旨必須一眼便讓收信者知道你的目的，並且稍微透露一點急迫性。以下幾個失敗的主旨，是學生寫信給我時，常常使用的標題：

• 「致歉信」：看到這個主旨，我會心想：「致什麼歉呢？最近沒人得罪我呀，晚一點再看好了。」
• 「老師請教一下」：看到這個主旨，我會心想：「好像不是很急嘛，有空再看吧。」
• 「請解釋我的成績」：看到這個主旨，我會……直接把信刪掉！

比較理想的信件標題應該是：

老師，請幫我確認成績，我不能再被當了……

光看標題，我立刻知道這件事有急迫性，即早處理也許還有挽回餘地，當然會馬上點閱。

五、針對情境（2），根據新的方式寫e-mail

講授完，不能光說不練，我設計了情境（２）請他們以剛剛學到的方法寫e-mail。情境如下。

• 你們這一組有一個很混的大四學長，時常蹺課，即使來上課也在滑手機……
• 期末報告佔40%，每個人都要分配工作，學長分配到查資料……
• 報告前最後一次討論，你們發現學長兩手空空，什麼都沒準備……
• 你和學長表達不滿，學長還嗆你：「學弟，幫忙一下會死哦！」……
• 於是，你只好把學長的工作分配給大家……
• 身為組長的你，知道組員不滿，不想讓他平白無故得到成績，所以寫信跟老師說明，請老師處理……

我一樣給他們二十分鐘寫信，然後再將學習單收回來批改。當我看到他們寫的信，雖然仍有進步空間，但他們在兩堂課之內的成長真的相當明顯。我打從心底認為：

學生真的不是笨，也不是不肯學，但到底為什麼在台灣的義務教育當中，沒有好好規劃一堂專業的寫作課，讓學生鍛鍊這些重要且不可或缺的技能呢？