想準時下班?透過 GTD工作管理法花更少的時間完成更多的工作

什麼是GTD（Getting things Done）工作管理法?

GTD（Getting things Done）這套工作管理法，是由美國的一位生產力顧問 David Allen（大衛・艾倫）於2001年著作的《Getting things Done》書中提出的個人生產力系統，並指出若同一項工作一直停留在腦海中，可能會導致一個人因完全填滿思緒而無法處理其他的工作。

GTD（Getting things Done），主要是能夠將所有和工作相關的問題、項目等內容記錄下來，再根據這些內容的時間限制和性質，去判斷下一步該如何去執行，透過這個工作管理法重整你對工作排程的認知並專注眼前的工作。

GTD（Getting things Done）工作管理法的原則

無論我們需要處理什麼樣的工作內容，都可以透過GTD工作管理系統的五個階段，來判斷如何執行：

1.搜集

透過任何記事軟體或是實體的筆記本，搜集所有需要做的工作項目，內容可以是主管交辦的工作或是創作的靈感，作者將這些將工作項目集中起來的地方稱為「水桶」，每星期至少要將水桶清空一次。

2.處理

處理每項工作時，需先判斷是否要現在就採取行動，並遵守以下的原則：

A.從最上面的開始

B.一次都只能處理一項

C.不能將任何工作放回去

D.如果要判斷這件工作需要做

• 做（花的時間少於兩分鐘）
• 委託其他人處理
• 延後執行

E.否則

• 將工作先存檔以便查詢，
• 將工作刪除
• 使工作成熟以利下一步處理

3.組織

作者提出了一個建議的列表，可用來追蹤需要關注的工作項目：

A.下一步行動：對於需要關注的工作，訂好下一步可以實際採取的行動

對於每個需要你關注的事項，根據能夠被完成的環境，定好什麼是你可以實際採取的下一步行動。例如活動規劃，下一步行動可能就是和主管確認要達到哪些關鍵指標。

B.專案：每項需要多個行動才能完成的工作就可以算是一個專案，需要透過追蹤來確保每項專案都有不斷持續進行。

C.等待：若你有委託其他人協助處理工作，就需要在系統當中持續追蹤，確認是否已經可以進行或是需要做提醒。

D.將來／可能：這些事情需要處理但不急，例如考取證照或進修。

4.檢查

至少一星期一次檢查所有工作，確認所有新工作都有記錄到系統，且符合最新的情況，並適當進行調整及刪減，讓系統流程能夠更加完善。

5.做

若能夠把所有工作變得簡單或有趣就比較不會拖延，也可按照事情的輕重緩急來處理每一項待辦工作。

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參考資料來源：維基百科

原文首發於「Lale快報」網站，原文頁面連結。