遠距辦公時如何做好文件管理?除了 File Server 有其他選擇?

為使員工於遠距辦公時，能夠在遠端順利存取檔案，企業必須考慮到員工的使用情境及後續系統維護、管理需求等，再加上組織擴展和變動，才能確保文件管理的過程當中沒有疏漏，將這些檔案完整保留。以下將為大家分析於遠距辦公時採取 File Server 常遇到的問題，以及如何改善現況。

遠距辦公時使用 File Server 的缺點有哪些？

File Server 的缺點＃1：潛在的安全性風險

當遠距辦公時，資料於傳輸的過程當中可能將面臨安全風險，員工需透過設定 VPN（虛擬專用網路）或其他遠距存取方式來取得檔案。在存取檔案時使用未加密的連接可能會遭到攔截，或身份驗證不夠安全，面臨密碼被破解的風險。

File Server 的缺點＃2：檔案版本不一

File Server 無法即時得知文件改版訊息，只能在檔名自行加上日期或是版號，也無法管控有哪些人修改過檔案，導致拿到的檔案可能不是最新的內容。

File Server 的缺點＃3：無法審核文件

只要人員擁有該資料夾的編輯權限，就能夠於 File Server 自由放入以及刪除檔案，主管無法審核是否發佈或作廢文件，當有重要文件例如成本價格表、合約等高機密檔案就不適合隨意放在 File Server。

File Server 的缺點＃4：權限難以控管

當需要於 File Server 中翻找檔案時，常常會遇到因資料夾的權限不足導致無法存取，卻無法立即向管理者要求權限的情形，來來回回浪費了許多時間。

File Server 的缺點＃5：沒有存取紀錄

使用 File Server 不會留下任何改版、讀取、下載等紀錄，若檔案遭到誤刪也很難追查。

以文件管理系統（DMS）替代 File Server 的優點有哪些？

文件管理系統的優點＃１：改版紀錄

於文件管理系統存放電子文件時，若之後檔案需做修改重新上傳，可查看最後修改時間、改版紀錄、版本編號、變更說明等，避免新舊文件版本混亂。

文件管理系統的優點＃２：利於遠距存取和協作

即使在遠距辦公期間，人員僅需透過網路連線至文件管理系統，可不被任何地點和裝置限制自由存取文件，有利於團隊共同協作。

文件管理系統的優點＃３：可審核文件

文件管理系統具備流程功能，管理者可決定重要文件須審核才可公佈，而人員可於系統中隨時追蹤文件審核進度，建立起文件製作的制度。

文件管理系統的優點＃４：可設定存取權限提升安全性

管理者可設定人員的存取權限、管理層級和部門群組等，文件發佈後其他同仁若須下載文件，則可提出調閱權限申請，控制文件的編輯、閱讀、共享等操作權限，避免企業內部機敏文件外流。

文件管理系統的優點＃５：有利於文件調閱

當人員需要調閱文件時，可快速地到達所屬部門的資料夾，或透過輸入關鍵字查詢檔案名或作者，減少搜尋、調閱特定文件的時間。

Lale 辦公專業文件管理系統，協助企業建立遠距辦公完善機制

Lale 辦公將結合 Docpedia 專業文件管理系統，協助企業於遠距辦公時，仍可同時兼顧資安與協作。透過設立多重防護機制及權限控管，讓管理者設定資料夾及文件的發佈、下載、修改、管理等權限，每當取出時都需經過審核等，確保重要文件不遭到外流。

搜尋大量文件時，可篩選搜尋的選項，例如檔案內容(全文檢索)、關鍵字、文件描述、目前資料夾(含子資料夾)、文件負責人、自訂欄位等，幫助快速找到指定文件。

當部門文件進行發佈、簽入、刪除等動作時，作者及管理者將分別收到由系統發出的 E-mail 信件，通知有文件發生異動，幫助管理者隨時控管文件狀態，若文件遭到誤刪還可即時搶救。

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原文首發於「Lale快報」網站，原文頁面連結。