子彈筆記用在遠端辦公工作？兩種應用範例和模板

2021 年 12 月 22 日

隨著後疫情時代的到來，愈來愈多的公司採取「遠端工作」的模式，讓員工「居家辦公」（work from home）或「在任意地點辦公」（work from anywhere）。但是許多人一時之間還無法適應這種驟變，甚至為了遠端工作衍伸的缺點所苦。接下來，我會說明如何利用「子彈筆記」來優化你的遠端工作，讓辦公的效率和生活的品質獲得最佳的平衡點。

遠端工作的挑戰

遠端工作者會面臨三個挑戰。首先，是「工作生活不平衡」，辦公的環境跟生活的環境一旦攪和在一起，就很難有真正「下班」的感覺，甚至容易養成把正事拖延到下班時間才做的壞習慣。其次，是「缺少儀式感」，以前你需要著裝、通勤、打卡、上班前後的運動，當這些儀式感都消失了，時常會令人感到茫然。最後，是「更容易分心」，少了辦公室同事和老闆的打擾，卻多了其他的自由度：逛社群媒體、偷看 Netflix，還有⋯⋯舒服的柔軟沙發。

子彈筆記的好處

在歐美十分熱門的「子彈筆記」方法，除了可以用在個人生活的規劃之外，還可以用來改善我們的遠端工作。子彈筆記的創始人瑞德．卡洛（Ryder Carroll）在他的著作《子彈思考整理術》當中，曾經分享了子彈筆記的好處，其中有三個好處非常適合讓我們用來打造更好的遠端工作模式。

第一個好處是「所有的格式都可以客製化」。子彈筆記這套方法，並沒有強制你一定要遵照原始的格式，而是可以依據大原則，發展出自己的模式，這是一種專屬於「你」的筆記方式。稍後的文章我就會介紹針對遠端工作的客製化建議。

第二個好處是「建立習慣和儀式感」。瑞德在書中介紹過「習慣追蹤」的方法，這個做法有助於打造習慣；你還可以透過「日誌」的格式，規劃自己每天的作息內容，進一步設計出專屬於自己的工作儀式。

第三個好處是「幫助我們保持專注」。原始的子彈筆記強調「手寫」，我自己實驗過手寫和數位之後，也回到手寫的懷抱。當你拿起筆，排除其他電子產品的使用，專心面對子彈筆記本時，最能夠專注在當下的思緒，無論是進行規劃、執行任務、回顧當天成果，手寫的方式都能讓你避免分心。

子彈筆記的用法

《子彈思考整理術》書中詳細說明了子彈筆記的標準用法，我也曾經分享自己使用子彈筆記的方法和感想，分別寫成兩篇廣受歡迎的文章〈看膩了繽紛的子彈筆記？手殘派科技人的6個月實踐心得〉和〈連續寫子彈筆記365天，我學到的7件事與務實的建議〉，如果你對子彈筆記還不熟悉，推薦你之後延伸閱讀這兩篇文章補充更完整的資訊。

基本上，子彈筆記的使用方式，無論是在哪一種工作環境——傳統的辦公室、遠端的居家，有一些共通的特性是「不變」的：

索引（Index）與列點（Key）：用來標示索引的頁數和圖形化的列點代號，最普遍的規則，跟環境無關，不變。
年度目標（Yearly Goals）：用來制定自己的年度目標，跟每個人設定的年度目標有關，跟環境無關，不變。
未來誌（Future Log）：用來制定一年當中的12個月份，每個月的重點事項，跟每個人在不同月份的目標有關，跟環境無關，不變。
群組（Collection）：用來蒐集各式清單，例如閱讀清單、投資清單、預算清單⋯⋯等，跟每個人的喜好和興趣有關，跟環境無關，不變。

值得注意的是，還有兩種格式沒被提到，分別是「月誌」和「日誌」。這兩種格式的使用，最貼近我們每天的工作和生活，也正好是接下來要探討的重點。

月誌（Monthly Log）和日誌（Daily Log）：用來規劃當月任務、當日任務的執行，跟遠端工作環境遇到的挑戰息息相關，這兩種格式最需要作出「遠端工作的客製化」。

月誌：儀式感和習慣追蹤

在《子彈思考整理術》書中原始的「月誌」格式，左側的日曆頁會列出當月的日期，日期旁邊註明是星期幾，然後在空白處寫上事件和任務。我們可以在這個頁面，設計一個專屬的「每日儀式」，加上「習慣追蹤」的綜合格式。

為了建立遠端工作的儀式感，你可以設定每天早上07:00到07:30進行「開機」儀式，例如到戶外散步30分鐘。在日曆頁的左下角寫上第一條儀式：「W：0700-0730」，其中的W代表「散步」（Walk）。散步之後，再吃早餐，然後著裝，08:00才正式就定位開始上班。

另外，你可以設定每天17:45到18:00進行「關機」儀式，意思是利用15分鐘的時間，總結當天已完成的工作紀錄，把明天才需要執行的代辦事項寫下來，目的是讓心情關機，迎接真正的下班時光。在日曆頁的左下角寫上第二條儀式：「S：1745-1800」，其中的S代表「關機」（Shutdown）。只要每天執行完關機，就不要再掛心工作的事情，切換成下班心情。

分別把W和S寫到日曆頁右側，在對應的每一天分別畫上「．」的黑點記號，代表你當天預計完成這兩個儀式（視你自己的工作情形而定，例如假日就不需要畫了）。接著，當你每天完成了任何一個儀式，就在黑點上面畫一個叉「Ｘ」代表完成。

小訣竅：你還可以給自己多設定一個「低難度」的儀式，當你面對當天的突發狀況，或者需要加班，都還是能夠堅守儀式。例如在原本的散步儀式之外，你可以設定一個「交互蹲跳5分鐘」，當你那天沒辦法完成30分鐘散步時，用交互蹲跳替代。你可以設定一個「超過原定下班時間的關機儀式」，當天即使加班，還是要在稍後完成關機任務。如果你當天完成的是低難度，就在黑點上面畫一個斜線「／」代表完成了低難度儀式（這個訣竅稱為彈性習慣，可以參考《彈性習慣》這本書）。

你可以設定任意時段的「開機」、「關機」儀式，甚至是「午休重啟」的儀式，目的就是要讓自己有心境上面的切換。採取高、低難度的任務搭配，是一種無論日子好、日子差，都能夠讓你持續做下去的策略。透過子彈筆記的月誌，幫你在日後回顧自己的儀式表現，再陸續挑整成最適合自己的儀式。

日誌：保持專注和時間管理

如同前面提到的遠端工作的挑戰，「更容易分心」是一個可怕的殺手。尤其是在遠端工作的時候，你可能會隨時檢查Email、忙著回覆同事傳來的訊息，或是三不五時就放下手邊的工作，開始滑社群媒體，到處逛新聞網站打發時間（對了，還有倒在柔軟的沙發上）。

根據《極度專注力》這本書的研究指出，當某項任務被完全中斷的時候，人得花超過二十分鐘才能完全回到之前的狀態。另一本談工作效率的《深度工作力》更提到「專注」的深度工作，才是提高一個人職場價值的關鍵。我們需要「有意識地」去規劃自己的時間，來進行深度、有價值的工作內容。

我們該怎麼分配時間的應用，發揮出最高的遠端工作效率呢？接下來我就介紹「時間方塊」（time blocking）這套方法，這是一個非常實用的時間管理技巧，也十分適合跟子彈筆記結合使用。以下我分享兩種不同的時間方塊格式，你可以選擇任何一種來套用到自己的子彈筆記中。

時間方塊的原則就是，將一天的時間劃分成若干個方塊區（例如每半小時為一個方塊），把你當天要做的事情，「提前」安排在這些方塊裡面。以下分別是各個組成的元素：

時間方塊：把當天的工作要花的時間，用方塊的方式規劃出來。如果當天有預定的會議，就先寫在方塊當中。然後規劃其他的時間執行重要任務，盡可能不要留白。這種規劃方式也擁抱彈性的變更，如果當天有急事、插件，你可以馬上更改計畫，劃出新的時間方塊。只要在原本的方塊畫上一個大「叉」，把新的計畫往右邊安排就可以。
淺薄任務區：你可以把電子郵件和即時通訊之類的「淺薄任務」（不需要花費大量腦力和創造力的工作），獨立出來放在一個右上角的區域內，給予時間方塊一個數字標號。例如範例內的15:00~16:00，標號1，利用那段時間專心處理四個淺薄工作。這個做法可以避免頻繁的分心。
關機儀式：在一天的遠端工作結束之前，進行「關機儀式」，回顧一下今天的工作，紀錄自己完成了哪些事情，又有哪些事情可以放到明天再做。例如範例內，當天下午被一個客戶的急件耽誤了原本的下班時間，但忙完之後，記得回顧一下這個急件，是否可以簡化成SOP讓自己的客服單位以後接手處理就好？這件SOP的事情可以明天再做。因此，關機儀式的目的是讓腦袋確實關機，享受下班的生活，這是科學證實可以提升工作效率的方法。
心情記錄：即便是遠端工作，仍然別忘了保留時間給自己，靜靜地提筆寫下當天的感想，回顧當天被哪些人幫助了？哪些事情做得特別好？如果心情不好，也可以小小地抱怨一下，就把煩惱留在紙上吧！

結論

以上，我們透過了客製化的子彈筆記格式，來克服遠端工作面臨的三個挑戰。分別是利用開機和關機的「儀式」來區分上、下班的心情。利用月誌裡面的「習慣追蹤」，來確保自己每天堅持執行儀式感的任務。最後用日誌的「時間方塊」技巧，提前設定重要的任務，安排固定時段一口氣處理淺薄任務，讓自己避免分心、保持專注。希望這個方法能幫助你在遠端工作的時候更從容、更充實、更有生產力。