掌握4大技巧提升線上會議效率！不進辦公室也能有效溝通

一場有效的會議能夠進行決策、讓工作更有效率並促進團隊合作，但如果會議只是為開而開，又因遠距會議缺少面對面的交流，而讓與會者更容易分心，只會浪費彼此的時間，導致工作進度持續被拖延。然而開會還是有其必要性，你可透過以下4個技巧，來確保線上會議的品質，以及不會耗費大量的時間成本，達成高效的目標。

提升線上會議效率4大技巧

一、確認開會目的

遠距協作時因缺乏直接的溝通，所以更常需要透過線上會議來討論，在召開會議時，應先確認是否有明確的開會目的，進行這場會議要得到什麼樣的結果?

• 交換意見、進行溝通討論
• 制定計劃、擬定策略
• 做出決策

確認目的後，就可著手整理會議所需的相關資料，預先提供給所有與會者，確保每個人都知道會議要討論的內容，以及自己所負責的任務，可幫助加速會議進行。

二、準時進行會議

需要舉行線上會議時，除了制定完整的議程，確保會議能夠順暢地進行，會議發起人還得發送會議邀請提醒大家時間，而其他與會者也必須達到一定的共識，要能準時開始、準時結束。

三、確認會議工具

開會十分鐘前，建議先提早進入線上會議室，測試軟硬體設備及確認操作方式，並檢查網路連線是否穩定。會議進行時，也要避免不是輪到自己發言時，麥克風忘記靜音，或於發言時音量失控、出現回音等狀況，才不會耽誤會議進行。

四、進行會議記錄

每次進行會議時，都要安排一位會議記錄人，將待辦工作及負責人、待討論議題等內容以文字記錄下來，並於會議結束將紀錄提供給所有人，確保每個人得到的資訊同步，也有利於後續追蹤工作執行進度。

透過Lale Meet + iMeeting會議管理系統，提升線上會議效率

Lale Meet 是一個企業級視訊會議平台，每當需要舉行線上會議時，可結合iMeeting會議管理系統，自動比對所有與會者的行程是否衝突，並顯示當下可使用的會議室，提升時間安排效率，再透過系統來發送會議通知，並提醒即將到來的會議，協助所有與會者盡可能的準時進入會議室。

在會議進行時，會議主持人可透過主控面板，控制所有或特定人員的聲音及畫面，避免會議受到干擾。系統提供AI逐字稿的功能，可將發言者的聲音自動轉換成文字，產生即時逐字稿，呈現於視訊畫面旁，幫助進行會議記錄，減少人工作業時間。

會議結束後，可將需要執行的工作項目整理到iMeeting會議交辦清單，並分配其項目負責人、訂出完成時間、回報工作進度，以利後續追蹤，讓會議開得更有意義。

• Lale【IOS載點】點我下載Lale
• Lale【Andriod載點】點我下載Lale
• 產品訊息請參閱Lale官網 www.Lale.im

原文首發於「Lale快報」網站，原文頁面連結。