職場漫談｜善用決策模式 決定輕重緩急
三年前為了開拓新市場，我成立一個新單位，負責將生產技術移轉至海外代工廠，許多作業需要重新調整甚至增加流程來對應。
經過這幾年的運作，該是時候把這些作業流程化，流程標準化，同步思考是否有優化的空間。於是請專案經理盤點，將所有的工作業務按照優先順序條列出來，再逐一檢討。
然而，專案經理對於輕重緩急的判斷，與主管的認定有一段不小的差距，因此。我請他依據「艾森豪決策矩陣」重新思考後再做一次分類。
它是一個二乘以二的矩陣，縱軸是重要程度，橫軸為緊急程度，協助你在生活或工作上，按照重要與緊急性分類，擬定優先順序：
一、緊急且重要：須立即完成的工作項目。這些工作非常重要，必須盡快「優先辦理」，例如來料品質異常造成生產中斷、客戶抱怨處理等。
二、不緊急但重要：可安排時間逐步完成的工作。這類是屬於重要的長期目標或工作，因此可妥善排定時程再逐一完成。例如優化生產技術移轉作業、4M變更管理、年度稽核計畫等。
三、緊急卻不重要：可委派給他人的工作。這類工作需要立即完成，但不一定非得親自去處理，可將這些工作委由其他成員協助。相關例子包括行政作業，或是臨時招開但目的不明確的會議或電話。
四、既不緊急也不重要：須剔除或有時間再做的工作。這類工作會分散注意力，應盡可能避免，在許多情況下，可直接忽略或取消此類工作。譬如跟催不必要的報告進度，或從事非核心的作業上。
這項決策矩陣，可以幫助我們依據重要與緊急性「視覺化」手上的工作項目，並充分利用有限的時間，專注在優先度高的項目上。
但即便提供了這樣的一個框架，專案經理重新整理後的結果，對於輕重緩急的認知仍被個人偏誤影響，與實際運作的需求尚有一段差距。這是因為職位的高低、價值觀、經驗與歷練、專業能力的落差所致。
於是我請他再將「對客戶影響最大且在意的因子」納入評估，重新調整四個象限內的項目與排序。
經過這樣一輪的盤點，聚焦在前二個象限內，且能夠妥善安排執行的順序，接著便可以展開細部規畫，逐項的展開檢討與審查，最後再予以標準化。
前美國總統艾森豪曾說：「最緊迫的決策通常都不是最重要的。」他之所以有能力在時限內完成任何事情，在於他有能力分辨「真正重要和緊急」的事，並且決定「處理事情的優先順序」。經驗與能力需要累積，透過活用決策模式與持續練習，提升決策品質與能力。