遠距工作者：如何提升溝通效率？

你喜歡遠距辦公的工作模式嗎？遠距辦公一直是我的工作模式首選，以前不想真正踏入公司，也有很大的原因是我不喜歡每天進出公司，被公司限制住範圍的感覺。

遠距辦公不再侷限於公司的辦公室，在家、咖啡廳工作、看似輕鬆愜意，但並不如我們想像中的輕鬆美好，也不是把線下放到線上就能順順利利。

雖然我從最初就習慣自己遠端工作（自由工作者）但是當這工作模式進入到一個團隊或公司時，就會發現「溝通」這件事情更加重要，不僅會影響自己的工作產能，更影響至整個團隊。

線上會議 / 討論

在遠距辦公之後，許多事項與決策，會需要藉由會議聚集大家，並在會議時達成共識，這時你會感受到時間變得更加珍貴了。

不管是與夥伴還是客戶進行線上會議，會議中看似訂了明確的目標，騰出時間參與，在線上會議時，大家卻什麼都沒準備，像聊天一樣開啟話題討論，會議的最後，沒有任何內容定案，只留下一大堆的未知數，等待各自確認再回報；接著再約大家下一次的時間線上會議。

在線上會議 / 討論之前，可以先準備的？

有許多準備可以事前備好，增加線上會議的效率。所有人的時間分配都不同，請好好把握並善用這珍貴的討論時刻。

明確的線上會議 / 討論目標

在約定線上會議 / 討論之前，可以先確認這次「線上會議 / 討論的目標」是什麼？是要進行決策？還是一起進行發想？

避免在線上會議 / 討論時，提出不相干的問題，佔用所有人的時間。

確認目標的優點是讓彼此有共識，雖然在線上會議 / 討論的熱絡討論可以增加團隊的感情，但這樣的時間拉鋸，不適用在不同步調的團隊中，有的團隊很輕鬆，而有的團隊節奏很快，時間的每分每秒都很重要。

這概念套用至每個人的身上，有些人喜歡歡樂的氣氛，而有些人講求效率精準，以公司的角度，當然是講求效率，想要閒聊、增進彼此感情可以在不忙或閒暇之餘再來。

事前準備好討論的內容

在線上會議 / 討論開始前，我會抽一點時間，把我想要討論或確認的項目統整，並附上簡單的前情提要及相關資料。

例如要在線上會議討論介面設計的優化版本，並進行定案，我會提供：

• 前情提要：進行介面設計優化的原因為何
• 統整內容：將改動前後的差異以條列式整理列出，並適度補充
• 相關內容：附上流程圖及介面原型作為輔助

整體字數不宜過多，以清楚表示為主，文字不夠清楚的部分將由實際口頭描述補足。

貼心地事先準備，同時也訂定出明確的討論範圍，可幫助參與者更快進入狀況，在對話之前，先降低一部分的溝通成本，有效地進行討論。

線上會議 / 討論的過程中

在過程中有些小眉角是我會在意的。

不做會議紀錄，至少請記下關鍵字

我習慣全神貫注聽大家說話，再紀錄簡短的關鍵字；若我從頭到尾都認真的做會議紀錄，我可能會分心。

沒有發話時，請靜音麥克風，把空間讓給發話者

如果有人沒有戴耳機，直接將聲音播放出來，會造成回音效果（很吵！）有的時候待的環境吵雜，除了干擾發話者之外，也會干擾其他想認真聽清楚發話者說話的內容。

所以我說這是個尊重，攸關自身是否在意線上會議 / 討論的品質與其他人的感受。

一開始我也沒注意這麼仔細，當遇到其他類似的情況時，我才發現自己在這些地方需要去做調整，學習顧慮他人的感受，尊重每一位參與討論的人。

發話結束後，可以說一聲

在線上會議 / 討論時，可能會遇到一種情形，當對方稍稍停頓的時候，你不知道對方說完了？還是他在思考？或者是網路連線不穩？

你不敢插話，其他人也是，發話者也沒說他講完了；這時空氣會突然凝固。

接著有人會問「嗯？結束了嗎？我可以說話了嗎？」

當發話結束時，可以適時說聲「我說完囉、我的部分結束囉、下面一位～」來讓其他人知道你告一個段落了。

有時會出現不小心打斷對方的情形，這時只要輕輕說個抱歉、Sorry，並讓對方先說完，再把剛才想說的部份說完。

不清楚的地方要說！

當線上會議 / 討論進行至尾聲時，若還有不確定的，可以這時候提出來，得到答覆與確認之後，可以做最後的確認及統整，這時也能達到再次提醒大家的用意。

線上會議 / 討論結束後，可以做的事？

我習慣有個會後的統整，多半提醒自己看的，以免太忙而落掉。更細心的人會整理好會議紀錄，傳給大家閱覽！我覺得很貼心～

最後的碎碎唸

其餘的小提醒。

中性、理性的描述文字，不預設太多立場

「我覺得你應該…、我猜…」在公事上避免這一類的預設立場或臆測。

觀察對方給予的回饋並主動了解

或許會遇到對方對自身負責的專業領域有疑慮的情況，我們要做的不是否認及辯解，而是理解對方為何有這樣的疑問，並觀察對方給予的回饋或反應。

除了上述所說的，還可以注意：

• 主動詢問對方是否有需要協助的部分
• 遇到不確定的部分可以主動確認
• 理解其他夥伴的工作範圍
• 無法用言語清楚表達的內容，可禮貌詢問對方是否有時間簡短通話

有禮貌運動

常說請、謝謝，感謝夥伴的共同努力及參與。

文章首次發布於 Medium，目前閱讀的版本為同步版。

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