職場新人最需要學習的向上管理 - 如何管理好自己上司？

在第一份工作的時候，我和上司會每周單獨1:1半小時，但這個會議很多時候都會變成閒聊或滙報工作進程的機會，只有在年度考核時我們才會聊一下職業發展。我從來也不會提早預備話題，總是兩手空空的進入會議室，自己也覺得這樣的會議毫無效益， 腦海裡也沒有向上管理的概念，甚至於還因為不懂向上管理而發展受阻。

直到看多了一些文章，和成為管理者的朋友多聊天後，我才發現原來不只是我，很多人都會覺得管理下屬是很重要的技能，但卻很少人談及向上管理其實也同等重要。這麼多年，我都浪費了極好和上司建立信任和學習的機會。

1:1 不應該談論工作進度，而是關於個人發展。

1:1 其實是很可貴的時間，平日我們都會埋頭在日常工作上，但成長其實不是工作的自然產品，成長是需要刻意反思和不斷反饋才能達到。

而1:1 就是我們和上司在忙碌的工作中，特地撥出一段固定時間，去獲得有關我們個人發展的反饋和指示，所以把握這短短的半小時就變得很重要。

把和上司關係想像成信任電池

愈複雜的工作，自主度一般都愈高。而自主度高，就代表上司不可能每天在你身邊看著你工作，也比較難去建立信任。很多時候micromanagement其實是信任問題。

如果把和上司的關係想成是一塊信任電池，信任電池愈多，自主度和升職加薪機會也愈高。而每次和上司交流，包括1:1就是把信任電池提高1%的工具之一。

為甚麼大部份1:1 會變成工作滙報？

這個責任是來自上司和員工兩方面，原因一般如下：

• 員工自己並不知道1:1的目標或上司因不滿缺乏管理經驗而不知道
• 員工沒有做好1:1準備或上司沒有要求員工做準備
• 員工平日沒有做好工作滙報，所以上司會把握這個機會來詢問進程。

而這些問題都是有辦法解決的，我自己是用以下幾個工具去幫助我向上管理：

1. 每周計劃電郵

每周五我都會發一封電郵給我上司，講述我一周總結和下周計劃。這是一封很短的電郵，大概用十分鐘就寫完了， 大概結構是總結，本周目標，下周目標，需要上司審批的事。

計劃電郵能讓上司能夠在1:1前快速了解我的計劃，一般上司都只會在我目標與她不一致時才會回覆。這封電郵能提供我工作的透明度，讓上司信任我做的事，也讓我們的1:1不會詳談項目進度。

想想要是我沒有發這封電郵的話，上司就會猜測我做的事和她一致，一旦過了一段時間後才發現我做的事沒有價值時，信任度就會慢慢降低。

2. 告知突發事情的決定

如果在一周中出現了一些特殊事件，我想讓上司知道，我一般都會發電郵/訊息寫下Situation(情況)，Cause (起因)，Options (方案選擇)，Recommendation(推薦方案)。如果上司一段時間不回覆我，我一般就會按我的推薦方案去做，因為這意味著事情對她來說不重要或她相信我的決定。

這個訊息的重點是不要成為一個只向上司討答案的人，就算想法有錯也比沒想法好。

很多新人，包括我以前都很習慣把問題拋到上司前，要上司幫忙做決定，但如果不做決定，不犯錯，就很難成長。而且上司請員工是為了解決問題，而不是製造問題。

3. 好好預備1:1

向上管理工具中最重要的便是1:1， 請一定要提早預備（我一般都用半小時來預備），並且把日程提前發給上司。1:1應該由員工來推動，才能獲得最大效益。我自己的1:1包括以下兩種。

• 三個月的成長計劃：把一年一次的職業規劃變成三個月一次的詳細規劃，包括短期目標，長期目標，未來機會等等。
• 每周討論話題：日程有遇到的困難，深度討論話題，請教上司的問題，上司對我的反饋，我對上司的反饋（因為第一點的電郵中已經報告了進度，所以我們的1:1重點是教導和成長）。

這裡的目標是1. 不要把反饋和職業規劃留到了一年一次的考核，而是要把這個過程變成每周日程之一，讓自己能每周都成長一點點，也讓自己有不斷改正的機會。2. 用1:1去理解上司的重點和思路，讓自己能更好的去預測上司的需求及提高自己決策能力，藉此增加信任電池。3. 上司其實也在學習如何做一個好的管理者，主動地去溝通自己的想法和需求，也能幫助上司去反思自己的管理方式，成為更好的管理者，而最終的得益者也是作為下屬的我們。

總結

世界上雖然沒有完美的上司，甚至好上司其實也不多，但上司能成為我們的上司，一定有她過人之處，要想得到最好的學習機會，就要善用每次和她的溝通機會，而1:1可以說是最重要的機會。大家又是如何向上管理？歡迎分享思路和工具。

大家好，我是在澳洲工作的產品經理，想在Matters分享一些在澳洲生活和PM工作的經驗，如果大家有感興趣的題材，歡迎留言告知！