EP.14｜工作雜談，就只是單純的閒聊而已。
【搶先看，1分鐘預告】
(00:00) [片頭曲_開場白_女士優先]
This is komoto’s podcast
(00:11) [開場音樂_約嗎?]
Hey~ 大家好，我是小本。最近大家過得如何呢？進入了農曆七月，錄這一集的今天，剛好是農曆中元節的日子，大家都有拜拜了嗎？小本在上禮拜六就已經拜過囉~
不過，今天沒有要聊…關於農曆七月有關的習俗和傳說之類的事情。老實說，最近有點沒甚麼靈感，所以，今天來閒聊其他的事情好了。不然，今天來聊聊上班族的一些事情。
(00:49) 平凡的人生，也許也有不平凡的地方。
算一算，小本當上班族也有十年多的時間了，並不是說非常地資深，但是，或多或少有一些工作上的經歷和故事，可以和大家做分享。像是…面試的經驗啦，或者是工作上遇到的一些鳥事，以及人際關係…等等的大小事情，都可以聊聊。
畢竟，現在主流的市場，都是喜歡聽那些成功人士的故事分享，像我們這種平凡的小白分享的打拼過程，應該會比較少人想聽吧？但我還是想要聊聊，自己對於工作上的一些想法。也許現在在聽這一集的你，也會得到一些意想不到的收穫。
恩~我是一個平凡的人，沒有特別優秀的學歷，只有一張日文系，在職專班的大學畢業的文憑，沒有甚麼特別的專長，但是我有一個優點，就是適應能力非常的強，這也是我自己，在這兩三年注意到的事情。
也許就是因為適應力特別強的關係吧~所以，我可以很快地、快速地進入工作的狀況和狀態，那工作上，也非常愛提問、發問。恩~我覺得我自己啦~我還蠻擅長優化作業上的流程，和整合現有得資源。
那自學的能力方面，似乎也還不錯，至少我的...恩...Excel能力，在沒有上過課的情況下，我能夠靈活地應用它，不太會...就是...恩...不知道該如何使用他的情況，很少會發生啦。
那適應力，還有自學的能力，這兩點，我想就是我最大的優點吧~
恩~就這樣吧~僅只如此而已。
很多時候，大家都會說…想要提升自己的競爭力，就要活用下班後的黃金時段，那未來的你，才會成功。恩…其實我不太確定耶，活用自己下班後的黃金時間，真的這樣就成功的人，有多少呢？
恩...為什麼我們大家都要這麼努力追求「成功」這兩個字？
那麼，大家對於「成功」的定義是甚麼？是有錢呢？還是有房子呢？還是，財務自由，不需要工作呢？不管大家對於「成功」的定義是甚麼，那也只是大家替「成功」貼上的標籤而已。
(03:25) 面試三階段：填資料/測驗、人事面談、主管面談
這一段我們來聊聊關於面試好了，那面試，其實對很多人來說都是一個罩門，連我自己也是。不過，當你面試超過個五次、十次、二十次，或是三十次以上，或是更多，你就會發現...其實面試都有一個...恩...主要的公式，都有一個主軸，八九不離十啦~都是按照這個公式在走。
那麼，你面試久了，自然也就不害怕面試的這件事情。那像我自己，現在也是完全不害怕面試了。剛剛說…面試的主要公式，就是…恩...其實就是一個流程啦。
面試第一個階段
第一個階段，首先，就是你剛到報到，到現場時候，人事會請你寫一些個人的資料。雖然你邊寫，會邊在心裡邊murmur的說「這些不是在…痾…104的履歷上都有的資訊嗎？」。但是，你還是會默默地把個人的資料寫完。
那再來就是寫一些...恩...人格測驗，或是邏輯測驗之類的問卷，請你來填。
那這裡我要特別提到「邏輯測驗」的這一點，特別像是那種數學的邏輯測驗，我每次測驗出來的成績，好像都不是很好。人事也不會告訴我，妳考幾分，就只是會很遺憾地告訴我，我的分數不及格這樣，那到底是幾分不及格？妳也不曉得。
然後就是...恩...因為我很常就是說我...恩...excel還不錯啦~然後，會使用甚麼函數阿~樞紐阿~之類的功能(面試總要毛遂自薦一下)，那對方會因為我的數理邏輯測驗很差，就會質疑我說的excel很強的這件事情…
對~但是，其實這根本就是不能成正比的事情，就是(數理)邏輯測驗和excel很強的事情，是不能成正比畫上等號的事情。
不過，如果是考圖形類的邏輯測驗，我的分數也是蠻常讓人，就是讓人事很意外，就是很驚豔的說...欸~我考得蠻高分的，或是考到滿分這樣。那..其實我也是蠻意外的，因為都是對方在說嘛~
但是面試的公司，通常都會以數理方面的邏輯測驗為評估的重點。所以，恩...只要有考數學型的邏輯測驗，我大概都是只能拿到感謝卡啦~ 或是無聲卡的那一種。
面試第二個階段
那接下來，第二個階段，就是人事會直接和你面談，可能開門見山，就直接請你簡單的做個自我介紹，或者是，直接聊一些關於你自己的個性，以及，還有過去以往的工作經驗，和為什麼之前的工作會想要離職的一些問題。
基本上，就是隱惡揚善吧… 白話一點的說法就是，修飾自己的缺點，放大自己的優點，就像是穿衣服一樣嘛。
那每次我都會把面試當作是行銷自己的一種練習，就是你要懂得如何把自己銷售出去，讓公司買單，這就是每次面試，其實我都在練習行銷自己一樣。我把自己當作是一個商品
那我喜歡那種…人事一開門見山就會跟我說「欸~那先請你簡單的做個自我介紹吧」就是這一種。因為第一時間，你就可以替自己建立形象，所以自我介紹就非常地重要。
恩...那，你自我介紹的準備，盡量就是簡單扼要，時間控制要在3分鐘之內就要講完，也要具體一點地敘述，自己先前在工作上的一些貢獻甚麼的。
面試第三個階段
那再來，第二階段和第三階段，可能是同時進行也說不定，就是人事和..恩…用人主管同時出現一起來當面試官，也是有可能的。
不過，通常第三階段，就是人事覺得你ok的話，才會請主管來跟你面談，但其實每家公司的流程都不太一樣。可能用人主管會在下次面試時，才會出現，就是...恩...面試公司，會安排那種兩次面試的那一種...恩...過程。
(這一段講不太清楚，應該是說面試有「初試」和「複試」)
那用人主管出現的時候，大多都是重點式的問你，一些工作上具體的問題，像是..你的某某某能力到哪啊？到那種程度阿~或者是，先前公司做出的貢獻，請你具體的舉出幾個例子出來。
有些主管，會特別集中問某一類的問題，可能像是先前幾間公司離職的原因，或者是你工作上碰到的困難會如何解決。那主管會根據你的答案，就是不斷的鑽牛角尖一直去問、一直細問，可能還會問到一些很敏感的問題。
其實，你...其實可以大方地誠實的說出來，但不要誠實到甚麼都講出來，那就有點太誠實了，太過誠實了！
有的時候，對方其實也是在測試你，故意問一些很敏感的問題，測試你的隨機應變的能力，還有抗壓的程度。
如果當下真的想不出來答案，其實你可以說「恩...請給我2分鐘的時間，讓我思考一下。」其實也沒有關係，總比大家都在那邊乾等你的答案來得好。就是尷尬地氛圍之下...(大家一直在等你的答案)
(08:44) 你還有甚麼問題想問的嗎？
那麼，面試的最後一個階段，就是面試官都會問的「你有甚麼其他的地方想要了解~想要問的嗎？」通常這個問題都是陷阱題，一定要準備2~3個問題來問對方，這也能展現出，你對這份工作的積極度。
那像我自己阿~就會準備6~7個問題來問對方，感覺有點多，但其實不會。
恩...那第一個問題，我一定會問的就是「請問這個職缺是部門擴編嗎？還是因為有人離職或是退休呢？可以問一下對方離開的原因嗎？」恩~面試公司通常一定會問求職者離職的原因，那我們求職者，當然也可以瞭解這個職缺開出來的原因囉~
你可以觀察人事，或者是用人單位的主管，回答這個答案時的反應。觀察這個職缺是不是屎缺之類的… 畢竟都要換工作了，總不能又換到另一個流動率更高、更賽的職缺吧…
那~第二個問題，我會問「這個職缺需要的人格特質是甚麼呢？」或者，恩...也可以問說「這個職缺最需要的能力是甚麼？那在未來會期望，就是坐在這個位置的人，恩...要往哪方面的業務發展呢？」就是可以讓...痾...我們了解說，這個職缺所需要的特質是甚麼，還有未來的發展性。
那再來，第三個問題，其實也是最關鍵的問題。不管如何，記得！一定要把這一題，放在最後一題來問，那就是「請問，你們多久會通知面試的結果呢？」
這一題記得一定要問！一定要問！一定要問！
因為很重要，所以說三遍。恩！
那我們可以從面試官的答案，知道~就是..得到這份職缺的入取機會。如果他們的回答是…要等兩周以上，或者是更久，那他們可能就是想...還想要多看看，那錄取的機會，大概就是20%以下吧...不太高。
但是，如果他們的回答是一周左右，或者是更短，代表機會就很大，我自己的經驗啦~大約就是可以八成以上，就是八成以上有機會能夠錄取。
畢竟，面試官也不可能立刻當下答應你，那對方能給你的答案就是暗示，那我們面試的人，只能從這一題來引導面試官或者是用人單位的主管，來給我們就是...他的意思這樣。
那其實，從他們回答這題的表情和口氣，大概就能知道一些端倪了。這個大概就是日文所說的「空気を読む」，就是讀當下空氣...的氣氛的感覺吧。
那這裡，我會在方格子上一篇文章，就是我在去年寫的一篇文章連結。那裡面就是寫到...面試時常見的問題，有興趣的朋友可以點進來看看喔~
(11:56) 剛報到的第一天，一定會準備的四樣東西。
前一段講到面試，這一段就要來聊聊，(錄取之後)報到的第一天我會帶的東西。
除了人事報到前，要你準備的資料以外，其他我一定會帶的東西，有四樣，就是有..抹布、鉛筆盒、筆記本，還有水壺。這四樣非常的重要
就我自己個人而言啦~ 算是有一點小潔癖的人，沒辦法忍受自己的辦公桌太過髒亂，或者是，灰塵阿~ 還有蟑螂大便，出現在桌子上。
而且，通常新人剛報到的第一天，不是每間公司都有好心人事，會事先幫你整理好你的桌子，就是給你一個乾淨的桌子給你。有的時候，桌子還會有一層厚厚的灰塵，那辦公桌的角落，還會有許多那種蟑螂大便阿~ 圓圓黑黑的大便，還有蟑螂的乾屍。
當然，你遇到…就只能自己來處理囉~所以「抹布」的準備就非常地重要。
通常第一天上班，其實你也沒有甚麼事情吧~
那第一件事，就試著把自己的桌子，和抽屜整理乾淨吧！
那再來筆記本，其實是要來寫SOP用的，通常工作交接...不會有SOP給你看，甚至連怎麼操作ERP也不會有手冊給你，只能靠自己的聽力和筆記來記憶。
那千萬不要當個白目，連筆記本和一支筆都沒有帶，至少，帶一下裝個樣子也好。
再來，水壺的話，就不用說了。恩...就是來裝水的嘛~ 總是會口渴需要喝水阿~雖然公司都有紙杯給你裝，但是紙杯的容量很小，喝個兩三口就沒了。總不可能一直跑茶水間去裝水，這樣子其實還蠻怪的。
然後...擦桌子的習慣，其實是我從22歲開始上班之後，一直維持到現在的習慣。
基本上只要是我手碰得到的地方，像是…桌上的電話，或者是桌子、抽屜、電腦、電源線，還有放資料夾的雜誌箱..等等的地方，我都會擦過一遍。
像是現在，都是固定禮拜一早上，一來公司就會先擦一下自己的桌子。恩...那現在因為疫情的關係，還會搭配酒精來擦。我覺得自己上班的工作區域，乾淨很重要，邊做清潔，也能邊整理自己桌子上的東西。
那桌子上的東西越少，減少讓自己分心的東西，也是增加自己工作效率的一種方式。那整理好自己的桌子，也算是每周上班前的一種儀式感吧~
(14:44) 工作一天的開始，就是先生吃一隻青蛙。
我的工作性質，大多都是助理類的工作，會有許多大大小小的事情，需要記錄起來。那有例行的工作，也會有專案型的工作，都有。所以，我習慣把即將要做的事情記錄起來。
例行的工作，我會寫在筆記本裡面的日曆裡，來做提醒。那如果是專案型的工作，我會搭配outlook的行事曆，把相關人員一起加進來，好讓大家都知道這項工作，就是進行到甚麼程度，或是該在甚麼時間做甚麼這樣。
那...難免有的時候，例行的工作和專案型的工作，就是還有一些...插播的工作會全部擠在同一個時間裡。那通常這個時候，都會讓人蠻焦慮的。因為每一件事都非常地急，都很急！你沒有辦法確定，你應該要先做甚麼樣的工作。
那這個時候，我就會靜下自己的心來，然後把自己的代辦清單拿出來，我會先處理「最困難」的事情，那要怎麼判斷最困難的事情呢？就是以最急迫、也是最花時間的工作來判斷。
有些工作非常的急，但可能只需要你花5分鐘的時間，可能講個電話就能解決的。那有些工作不急，但是，可能會花上你一個禮拜的時間才能購處理完。當然，也有可能是相反的。
那這樣聽起來，可能會覺得有點抽象。那~我具體一點的來說好了~
恩~我會把...就是這些代辦事項，分成四類，就是 非常急、很急、普通、可以慢慢來，這四個類別來做分類。再來根據事情所需要處理的時間，再來細分，他們的先後順序的處理。
那記得每件事情，都要押時間給自己，就是限制自己要在多少時間內去完成，而不是分類好之後，再慢慢地去做。基本上，工作上我都會先處理最困難的事情，畢竟你當天，把最困難的事情先解決了，接下來後面的時間，你也可以比較愜意地去處理其他的事情。
那接著，還有「打電話」，很多人對於講電話的這件事情，是...恩...很多人的罩門，那我自己曾經也是。畢竟我不是一個能言善道的人，所以也是嘗試了很多方式，讓自己學會講電話。
如果說，我現在要打一通~非常非常重要的電話過去，那我會把我要說的話的重點寫下來，並且按照順序的寫。寫完之後，就試著在自己的內心，演一場...就演一場內心戲，假裝自己真的在講電話，那這樣是為了避免，讓自己有怯場的情況，就是..先演練一遍。
那...其實在電話裡..恩...的聲音是騙不了人的，如果你怯場甚麼的，對方一定都聽得出來。那，到現在，其實...我如果要講一些很重要的電話，或者是，當下很多事情要處理，那我必須要馬上立刻要打一通重要的電話，我就會把自己要說的話的重點寫下來，然後用來提示自己接下來要說甚麼。
因為當你很忙的時候，你腦袋阿~會高速運轉，有的時候會不小心把其他事情混在一起，所以講電話，就是…把要說的重點寫下來，其實算是一種不錯的方式。就像是大字報提字一樣
那說到講電話，還有接電話的應對進退。
像前面提到的，我大多都是做助理性質的工作，所以幫忙接聽電話的機會，其實是蠻多的。那講電話，恩...我是喜歡簡單講重點，因為我還是傾向...痾...使用e-mail來聯絡溝通事情的，不過也是有蠻大部分的人，喜歡用電話來聯絡事情。
基本上，幫忙接電話，就是幾個重要...恩...幾個重點要記錄啦~
就是記得問對方的公司名稱啦~還有他/她貴姓呢？然後還有，電話、分機，然後...大概就是...想要轉達甚麼樣的事情等等的。
如果對方是在一個蠻尷尬的時間打電話來，例如像是...恩...早上11:55，再過五分鐘就要午休時間了。或者是，下午17:29這種即將要休息和下班的時間的前一刻打來，那這時候，記得要請教對方的休息時間是到甚麼時候，還有上下班的時間。
主要就是怕回電時打擾到對方，除非對方說沒有關係，隨時都可以打。
那就可以不用多問這麼多了。
那，通常這些重點記錄好了之後，我還會寫上對方來電的日期和時間點。
可能你會覺得我這樣做，有點太過over了，但我真的有吃過這樣的悶虧… 之前在某一間公司阿~那公司非常依賴電話再聯絡事情的，所以我都會幫忙接聽到許多的電話。
那~有一次，接到一通很重要的電話，那個時候我還沒有習慣寫下，對方來電的日期還有時間，害得我們公司有一個業務，掉了一張很大的訂單。雖然不完全是我的問題，但最後我被怪罪說，誰叫我的字條上，不寫對方來電的日期還有時間…害得業務沒有回打這通電話…
然後，從此之後，我就發誓！我以後幫忙接到電話，我第一個要寫的就是日期和時間點…就是對方來電的日期和時間點！
至少，你的事情做好、做滿了，人家不會怪你，但你只要漏掉一個小環節，反而就變成是你的問題，都是你的問題。那如果你也是身為小助理的一員，應該非常能體會到，我當時被冤枉的心情…算了~這件事情過了就算了
那~工作上，或多或少會有一些小地方要注意，那有些事情就是...恩...你沒碰到，你就不會知道這個小細節的重要性。那如果你遇到了，就當作佛祖有保佑你，至少你以後都知道這個小地方要多加留意。
(21:02) 你是有十年的工作經驗？還是，只是把一年的工作經驗，做了十年呢？
關於工作優化，你想到的是甚麼呢？
還是，你本來就一直傾向致力於，優化自己手邊的工作呢？
那會開始想優化自己的工作，其實是一件好事，代表你想做一些不一樣的改變。
之前，在網路上看到有人說… 有些人在一份工作裡做了十年，卻只有一年的工作經驗，也就是學習只花了一年的時間，那另外的九年只是在重複第一年的經驗而已。但是，有些人卻是只做了一年，就相當於你做了十年的工作經驗和能力。
並不是說你一定要學有專精，或者是努力向上學習，而是你在工作上的學習曲線是怎麼去走的。畢竟學習是沒有終點的嘛~
那像我自己會設立一些...恩...小目標，但是我不會設立一些...恩...很偉大...非常宏遠、宏大的目標，通常只是短程的小目標而已。那我最常做的就是...看如何優化自己手邊的工作，那這也算是訓練自己組織能力的一種。
簡單來說，有的時候會覺得自己手上的工作，很複雜、完全沒有任何秩序可言，那工作來了…就處理嘛~結束之後….就結案歸檔嘛~但是，這個處裡的過程，有的時候，其實真的蠻困難去建立一個量化的標準來去看。
那通常，這個時候，我就會拿出一張白紙，然後把一件事的處理過程，全部寫在白紙上，並且開始思考哪個部分，我可以開始著手簡化它的流程，並且讓工作SOP化，就是建立自己...恩...專屬的...屬於自己的標準作業流程。
那SOP最重要的就是，不管是誰，任何一個人，或者是大學剛畢業的新鮮人，還是剛接手你的工作的新人，就是只要是任何人看著你的SOP，就可以複製你的工作方式。就是按照你的SOP一步一腳印的去做，就能完整的複製你的...恩...工作的方法，那這也是SOP最終極的目標。
其實你也可以不用想得非常地困難，你只需要建立許多個小目標，然後，先從簡單的開始著手。那你只要每完成一項簡單的小任務，你多少會建立一些信心嘛~那自己就會獲得一些成就感，就能夠持續在這些其他的小目標，開始慢慢地去完成它、優化它，然後，再去整合它這樣。
那像我自己就曾經整合過兩個單位的資料，就是把業務單位，還有品管單位的資訊整合再一起，如果遇到像是缺原材料的情況下，那主管可以根據我的大表來判斷，哪些客戶的貨，是可以如何做調整來安排去出貨的。
還有，像是請款進度表，有些案子請款進度，可能是分成好幾個階段在請款的，但是如果要量化資料的話，就需要另外整理。而不是每次請款，就只是請一種感覺而已，好像有達到某個得數字的這樣。
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然後，工作上，我覺得...最害怕的事情，應該就是別人不教你吧~可能別人不教你，就是不教你的人，他會覺得這是他的know how，為甚麼他要把自己的專業交給你呢？但，其實我不這麼認為耶~
因為我覺得工作上，最重要的就是傳承阿，如果每個人都這麼自私的話，那一間公司，如果那些資深的五府千歲們退休之後，公司不就也要倒閉了？因為沒有人想把自己的know how交出去阿~這樣不是也蠻奇怪的。
所以，我都是一直...就是維持著開放的心態，不管是別人要接手我的工作，或者是我要去學習的新東西，我都是一直敞開著自己的大門的。
當然工作上學習新的東西，也是要在主管同意的情況下。總不可能你是當採購，然後，會計私下偷偷地塞工作給你，然後，你默默地去學去做，你也不告訴你的主管？那這樣就有點奇怪了… 畢竟大家都是大人了，自己應該懂得如何去判斷吧…
(25:25) 做個小總結，與其追求成功，倒不如追求「舒服」來得自在。
雖然說，現在很多公司的職缺，開出來的條件，都非常地嚴苛，像是語言，希望你會英文，然後最好，還要有日文中等的程度。或者是，要你會Excel的樞紐、圖表和函數，還要你會photoshop來修圖，最好還要有三年以上至五年不等的(相關)工作經驗…ㄅㄌㄅㄌ的一堆條件，然後你再看公司開出來的薪水，卻…恩~慘不人賭。
不知道要說甚麼…是現在的公司太過貪心，想要一人多功能使用？是這樣嗎？
還是只是純粹想要節省人力成本而已？恩...不然就是...恩...還是現在大家說得，現在的人都不爭氣？也不願意學習新的東西？我想…可能或多或少都有吧~
但是說真的，又有多少人，真的是下班後，都會去進修？這些進修的人，又有幾個呢？那，又有幾間公司，會跟著時代一起進步呢？應該也是只有少數幾間吧？
那...總之，我自己工作下來的這幾年，有看過…下班後，很認真的在進修提升自己的同事，這樣當然很好，有一個目標，認真地在過日子，也是不錯的。
但也有看過，就是整天下班就是追劇在打電動的人，我認為也沒有甚麼不好阿~不努力也沒有礙到誰啊~上了一整天的班，下班想看個劇，或是打電動到半夜，也是一種紓壓的方式阿。
想要讓自己過得舒服並沒有不對啊~只是每個人，對於「舒服」的定義不太一樣，想要平凡的過一生，也是完全沒有問題的。
那現在的我，比較想追求的人生，是過的「舒服」比較重要；那工作上，其實你只要專注於當下，不一定要全力以赴，才能夠完成事情阿。那，你覺得呢？
(27:30) [片尾曲_ちょっと休憩（小休息）]
這一集會不會覺得很無聊啊~都在聊我個人工作上的事情，應該沒有甚麼特別讓人驚艷的感覺，就是我自己的一套小本流派吧。也沒有甚麼不好的~ 工作嘛~ 總是要建立一種儀式感，好讓自己進入工作的狀態阿。
對了~順便提一下~ 8/21星期六這一天，是第32屆金曲獎的頒獎典禮，恭喜得到最佳新人獎的壞特。原本我也沒有特別follow她，但是我的podcast的片頭曲，就是壞特的音樂阿，這首歌是叫做「女士優先」我很喜歡這首歌的調調。
如果忘了片頭曲，沒關係，可以把我的片頭曲聽個十遍，再在來聽聽壞特的這首歌。
那麼….今天差不多就到這裡結束囉~ 感謝大家今天來收聽我的節目:D我是小本。
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別忘了聽下次最新上傳的有聲手帳~ 我們下次見，拜拜。
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