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[職場] 一對一 (one on one)會議的觀察與建議
一對一會議，簡單來說就是「兩個人單獨的開會」，通常指員工和主管間的定期會議。我在進入外商後，每週有30分鐘和主管的一對一。之後陸續經歷了四個主管，體驗了不同風格的one on one，總結自己的觀察和心得，分享給你 :)
一對一的優點
- 安心溝通的管道
在我先前的公司，單獨約主管說話很容易被側目。同事會竊竊私語，猜測我是不是出了大錯，還是要告狀同事、提辭職，因此每次找主管我都壓力很大(我想主管跟同事也很害怕)。有一對一制度，大家對單獨談話習以為常，不會過度的敏感。
此外，這個方式也比較能照顧到員工的感受。我現在的公司很不鼓勵當眾斥責(懲罰效果遠多於教育意義)，讓主管在一對一時跟跟員工討論表現好與不好地方，既能詳細的了解原因和細節，討論改善方案，也不會讓員工因為丟臉而陷入抵抗/擺爛的模式。 - 開口的意願提升
有些人很怕造成別人的困擾，擔心問太多問題會被當成能力不足，就默默地忍耐困擾。以前的我就是如此。在一對一談話的時候，大多數人會比較容易放下心防，說出自己的煩惱和疑惑。畢竟知道有人願意傾聽，開口說才有意義。
像是以前有個同事喜歡甩工作給新人，新人不確定該怎麼應對，就默默接下來，花很多時間處理別人的事。直到在一對一時候和主管提出來，才獲得協助把工作丟回去。我當組長的時候，也是在談話中得知同事是單親媽媽，而新安排的任務剛好撞到她接小孩的時間，十分的煩惱又不好意思開口。知道後小小的調整就可以解決問題了。 - 真實的回饋
有位主管每次在一對一時，都會問我：你對我有什麼建議嗎? 對其他同事有什麼建議嗎？一開始我都客氣地回答「我覺得一切都很棒」，但久而久之，我忍不住告訴他「某某做了什麼事情很棒，某某的態度很難合作」，或是「我不明白這項決策的目的」等真實想法。
畢竟誰都不喜歡在團體會議上當掃興的人，很多決策其實員工有疑問，但不好意思主動詢問；或者是「雖然某同事有點討厭，但還沒到不能忍受的程度」而沒有反應。主管詢問群體時，很容易獲得沉默；但在一對一時，員工必須開口，主管善用機會，就能知道很多平常問不出來的事情。
一對一的缺點
一對一會議也是有缺點的，就是耗時！如果管理人數眾多，每週半小時累計起來是很驚人的，主管光是開會就忙不過來。因此有些人會要求改成兩週一次，或是有需要再約一對一。但如果員工和主管都不夠積極，這個會議就會默默地消失在行事曆中。
此外，如果沒有事先準備，一對一很容易淪為純聊天，或者例行性的問問「最近在做什麼，有沒有問題，沒有就再見」的罐頭談話，失去它的意義。
一對一要談什麼
那麼，一對一的內容到底要聊些什麼呢？討論彼此的工作進度是必要的，但絕對不是全部。有些主管會設計一對一的內容架構，如果沒有特別要求，我會建議這樣安排：
- 分享自己的近況
這部分要觀察主管的風格，有些人會喜歡閒話家常，聊聊最近發生的大事，覺得這樣才是親近的表現。但是我覺得更需要讓主管知道自己的狀態，如果近期身體不舒服，或是家裡需要協助，是可以讓主管即時的調整workload，或是不要期待自己假日支援/加班等。當然也可以跟主管說：「我現在想接更有挑戰性的任務！」，展現自己的企圖心。 - 尋求主管意見/支持
不只是員工需要主管，主管也想要「被員工需要」。在做決策或是報告之前，問問主管的意見，就算知道對方一定會認同也是必要的，這樣上級既有參與感，也願意為內容背書。此外，主管大多數不喜歡「驚喜」，他們也擔心上層問起來，自己什麼都不知道。如果是涉及到整個團隊或跨部門的工作，更要讓他們過一遍，以免有隱藏的政治因素或策略，影響最終成果。 - 推銷自己的成果
這點是我很需要努力的地方，就是除了「求救」之外，也要跟主管推薦自己的成果！若是最近自己完成了什麼大事、幫助了誰、學習什麼技術，都可以主動讓上級知道。不然在打考評的時候，主管要以什麼為根據呢？期待對方注意到自己的優點真的是太難了，說出來讓自己有個好印象，也可以接到更有價值的任務。 - 職涯建議
我的看法是，主管能當上主管，必然是有些過人之處，而且他們的視野，接收到的資訊，都和員工不太一樣。所以可以跟主管詢問「我該怎麼做才能更適合某個職位/獲得某項技能」，甚至是「該怎麼做才能升遷」？這部分有更細緻的討論，但總而言之，一對一也是討論職涯發展的好時機。主管通常不會故意給錯誤的建議，或是拒絕討論，畢竟員工的能力提升，對他們也有好處。我自己有和主管有聊過該學習什麼技能，考哪個證照比較好；或者是我想升遷的話，應該專注在哪些任務上，還缺哪些能力，通常得到的回饋都蠻不錯的。
一對一的準備
那麼該怎麼準備一對一呢？我最開始都是兩手空空直接上場，跟主管很熟悉的話，也沒什麼影響。但是我發現，如果有適當的準備，效果可以大幅提升，不會談完感覺空虛，好像什麼事都沒發生~~
- 提前準備、寄送大綱
先想好自己要討論的內容是很必要的。我自己記性不太好，有時候想到必須討論的內容，會寫在便條紙或是筆記軟體上，就知道開會要說什麼了。
還有會建議開會前一天把大綱寄給主管，這樣對方知道要討論什麼內容，可以事先準備，也知道要花多少時間(主管可能也有想討論的話題)，如果內容很多就可以事先修改會議長度，減少閒聊的部分等等。 - 練習內容、表達方式
如果是跟高階主管開會，或是要用英文進行一對一，真的要練習呀！我有很慘痛的經驗，因為過度緊張，在一對一的時候吃螺絲、說不出口，看到對方疑惑的樣子真的很沮喪~~
而且有時要討論敏感的話題(例如對某同事的不滿)，要如何客觀描述事情的來龍去脈，說明對團隊影響，都需要字斟句酌，不能只是情緒激動地亂告狀，沒有達到成效。 - 確認討論的結果
寄會議記錄是個重要的好習慣。短短半小時內可能討論了好幾個話題，列下很多待辦事項。一個會議記錄可以提醒主管跟自己接下來要做什麼，也是為討論的結果背書，不會事過境遷其中一方說：「我從來沒講過這種話！」。
以上就是我對於和主管一對一的心得和觀察。寫的當下想到好多自己踩過的坑，以及可以做得更好的地方(拭淚)。但整體而言，我覺得一對一真的是很有幫助的制度。前一份工作我跟主管有很多的誤解和不愉快，都是溝通不足造成的，如果能有時間好好談話，絕對能合作得更好。我也喜歡這種制度帶來的尊重感和信任，減少上對下的距離感。
之後也會來分享一篇「和同事的一對一」，和主管篇的內容不太一樣。希望這篇文章對讀到這裡的你有幫助，也期望能幫助更多人開心的工作！
(畢竟我們還要工作好多年呀嗚嗚嗚)