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吉娜王
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那些職場教給我的二三事之1

吉娜王
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擔任大型企業面試主考官超過上百場,選才時我會看重哪些面向?拿到面試機會的你,可以如何事先準備,為自己加分呢?
職場新鮮人正要展翅高飛

50+的我們下一代已經陸續踏入職場,過去擔任萬人大型企業主管25年的我,因應組織職缺需求,讀過了不下上千封履歷,擔任面試主考官超過百場,趁著剛退休來記錄一下過去選才時,我比較看重的面向,提供給家有求職者參考。由於面試通常不只一關,所以這裡也整合了上下游reporting line主管曾經提問過的項目,希望加強深度與廣度。

擔任面試主考官,我主要看甚麼

首先,我所服務的企業有與坊間人力銀行簽約,所以會提供我們主管招募平台,便於進入瀏覽投遞的履歷,在上百封履歷中,我們如何挑選出入圍面試者,或者說履歷內容要如何脫穎而出,取得主考官的青睞及面試的機會。

通常第一關是書面審查,我自己對履歷的要求如下:

一、各項履歷資料瑱寫完整與正確:我屬於比較龜毛的主管,對於應填欄位空白或錯填的一律先刷掉,因為對重要文件細心程度不夠,以後在工作上也可能泛同樣的錯誤呢 ! 對於過去工作經驗及薪資的正確敘述,我認為是一種誠信的表現,而且在面試時通常會被加以詢問,求職者千萬不要心存僥倖,尤其很多公司HR還有類似徵信的機制,膨風資歷及薪資最終只會害到自己。

二、資歷是否切合職缺需求:退休前幾年常看到不分青紅皂白亂投遞非相關資歷的履歷,這其實是大忌,舉例企業徵求採購人員,並要求至少3-5年相關工作經驗,卻碰過完全不相干背景的求職者想要「重新學習」,這通常需要在履歷特別說明你過去的經驗與採購業務(職缺需求)有甚麼「連結」,為什麼你足以勝任這個職缺等等,我曾碰過原本擔任行銷企劃人員,但因對採購業務有興趣,利用下班自行進修取得相關證照的求職者,這不僅說服我通知前來詢問心路歷程,後來也因口試表現傑出而成功轉職採購領域。

三、自傳是否有亮點: 在上百封履歷中,主管如何挑選面試者,說實在的,求職者必須用心「make a difference」,為什麼呢? 因為主管時間有限,為了選才效率,我通常只會從上百封履歷中篩選出大約3個人做面試,如何端出不同的牛肉呢? 有的人附上作品集、有的人特別說明擔任社團幹部、出國打工的經驗等等,若能再強調這些經驗與投遞職缺的連結,相信會比他人勝出,也絕對能吸引到主管的目光。

接下來如果順利拿到面試機會,該如何準備為自己加分呢? 以下是我的幾個提點:

一、穿著打扮宜慎重,至少要是正式Office look,顯示重視面試場合,不要牛仔褲或蓬頭垢面前往,女生淡妝為宜,首飾不宜過多以展現專業的一面。

二、盡可能比約定時間提早到達、謹慎守時,遲到通常會留下不好的印象,而且這可能會被當作時間管理的一種體現。

三、事先練習可能的提問:

(一)自我介紹及工作資歷簡介:練習以三~五分鐘概述,從這裡我們會觀察口說能力及歸納能力,千萬不要以拉哩拉雜閒聊的模式;請務必熟稔履歷表內容,我曾碰過對自己履歷細節陌生,有點一問三不知的應徵者,讓主管們懷疑履歷是否出自他人之手或涉及抄襲;表達與敘述能力在現代的職場漸形重要,常常原本30分鐘的報告突然被要求壓縮成10分鐘,能否短時間內應變,即時掌握重點表達呈報,是主管會重視的能力之一

  (二) 轉職的理由及待業空窗期說明:這個是所有主管都愛問的項目,請預先準備;同樣也建議言簡意賅,尤其在一家公司待不滿一年或有待業空窗期的,通常會引發主管的好奇……奉勸據實以告,近幾年常聽到的理由是親人罹病要回家照顧,因為主管通常還會繼續問下去,若說謊不打草稿開天窗就完全喪失機會了。

(三)剖析該職缺需要的職能,以及你自認有甚麼特點是我們一定要錄取你的,例如:你覺得一個採購人員須要具備那些特質? 而你自己具備哪些? 請舉例說明,通常針對應試者的回答我們會再深入詢問,例如就有面試者說他對數字很敏感,曾經指出廠商的報價錯誤,避免公司的損失等等……建議在面談前可以先思考這個問題的答案。

(四) 分析自己性格的優缺點,以及能在這個職位上的發揮與貢獻:有沒有自我覺察的能力,自己擅長及待發展的項目及未來加入團隊的助益? 有人說過去在前公司有參與系統開發,可以為系統專案需求蒐集提供協助,或者自己不會怯場,適合擔任活動主持人……等等,強調與未來這個職位的連結度準沒錯!!

(五)過去求學或工作,印象最深刻、或最有成就感、或最挫敗的案例,而你從 中學習到甚麼? 有人回答專案失敗後的經驗檢討,讓他第二次避免犯同樣的過失;也曾有醫護人員面談初步表現平平,最後被問到這一題,眼睛一亮侃侃而談辦活動的經驗:在經費是零的狀況下,透過主動爭取資源與公部門合作,最後活動非常成功…… 記得主管們又深入詢問,活動出席的人數以及帶給公司的影響等等,最後這位醫護面試人員有被正式錄取。

(六) 短中長期的職涯規劃或自我期許:有人擅長交際、teamwork及具備leadership 領導能力,規劃五年後能擔任主管職、有人適合獨立作業希望能在專業領域深入發揮,每一個人對工作的自我期許不同,建議面試前想想現場比較能從容回答。

(七)Case study-專業力及問題解決:我曾經用職場上真實的案例詢問面試者,主要想了解他們碰到時會考量的面向,例如辦公室清潔合約廠商突然因老闆跑路可能無法再提供服務,這時身為採購可以採取哪些手段? 例如確認事實、存證信函、公文呈報、解約事宜、止付款項、接續的廠商……主管可由應試者的回答觀察其思維的周全程度及問題解決的能力。

 (八) 為什麼來應徵這家公司的職位/對這家公司的了解:這個問題比較宏觀,甚至會有主管問為什麼來應徵A公司,有同步應徵B公司嗎? Why or why not? 這是考對業界的overview,建議預先查好資料預作準備。曾經碰過一位面試者對金控集團各家子公司的業務倒背如流,也可以比較出和其他集團的異同,很明顯是做足了事前功課,當然大大加分。

綜而言之,我個人比較prefer 有想法及觀察力強、較為靈活的部屬。主管說甚麼做甚麼的時代已經過去,年輕人要習慣思考、面對問題時善用觀察力,並勇於表達自己的看法,即使最後主管沒有採納你的建議也無所謂,因為他已經看見你的潛能了。

以上是工作25+年對徵才、選才及擔任面試官的一點心得,提供參考,希望有所幫助,Good luck !!

未完,待續~~

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