職場漫談｜又要寫工作日誌，有沒有搞錯啊!
最近閱讀了幾篇文章，有幾位在職場中，定期的自我檢視，每天寫日誌檢討工作品質，持續的提升自己能力，願意主動地去實踐，並不多見。但多數人其實很討厭寫文件，更不要說是利用工作日誌來達到提升自己能力的方式。
自從今年五月份進入三級警戒，多數企業配合防疫工作，紛紛實施在家工作(WFH，Work From Home)或者分流上班，盡可能降低人與人接觸的時間與機會。主管為了掌握工作進展，於是要求同仁撰寫工作日誌(Diary Log)，每日更新工作進度。
其實，大家在隔離期間，就已經採用視訊會議軟體開會與溝通，基本上，主管並不會因為這樣就無法掌握同仁的工作進度與品質，主管會要求寫工作日誌，據我所知，也是公司政策所要求。然而，我會另外思考，我可以讓這件事情，做得更有意義，發揮他的另一層價值，而不是為了應付而已?
對多數員工而言，當初認為反正只是過渡期，一旦解除警戒，就恢復原本工作模式，即使百般不願意，只能配合政策。除了自主檢查量體溫之外，內容不外乎是重要事情處理進度、召開或參與了那些會議等，然後把日誌上傳到公司雲端上，再由主管審查。
為何大多數人不願意寫文件?或者心不甘情不願的寫了，內容也只是如流水帳般的內容?其實都是我們大腦在作祟。
諾貝爾經濟獎得主丹尼爾‧康納曼，在他的著作《快思慢想》(Thinking Fast and Slow)提到：人的大腦運作方式區分成兩種，分別稱之為「系統一」和「系統二」：
「系統一」代表的是反射性的直覺思考，自動反應且不費力氣的；
「系統二」代表的是按部就班分析的理性思考，需要刻意提升注意力，比起系統一要費勁許多，然而大腦僅占了身體2%的重量，卻要耗費20%的能量。
這就不難理解為何多數員工即使寫了，其內容大多是一天中所經手或參與的事件，只是在下班時間到的時候，才趕緊寫完交差了事，因為採直覺反應最快，懶得動用到「系統二」去思考。
但是，與其員工或主管都需要花時間填寫與審查，難道就只是利用上班時間(即使在家裡)做這無效的作業，要如何作才能讓這作業更有價值呢?
在豐田式系統管理中，非常重視可視化管理，強調管理要在工作的場域中進行。把所看、所說、所作與所思寫下來，藉由訴諸文字的過程中，同時訓練自己思考與邏輯能力。
但因為防疫管制措施，反而要求降低避免人與人接觸的機會，這正好利用工作日誌這項工具，來達到可視化的管理，除了看到產出之外，重要的是要以看到思考的過程，提升員工的思考力為出發點來進行。
由於大腦習慣於以「系統一」的反射性直覺思考為優先，若要觸發「系統二」的思考，勢必會遇上員工抗拒、被當成學生看待，不知從何處、何時去觸發自己思考，而一下子調整不過來的現象。身為主管的你，就需要思考如何讓他們有動機，願意去動用到比較費力(傷腦筋)的思考模式。
例如：誘導員工在每日工作過程中，有哪一些議題值得注意，讓他們不只是聽，還要去想，主動挖掘出自我學習、績效改善、提升效率的機會，甚至於提出工作流程的建議等，即時的將想法記錄下來，也可以利用下班前15分鐘沉澱一下，讓自己寫下來的內容不再是流水帳，而是經過深思熟慮後的產出。
我曾經在一場專案管理會議中，得知一項待辦事項，應完成而未完成。詢問原因時，承辦者停頓了二秒鐘才告知會趕緊執行。我好奇的追問，是忘記了，還是認為不應該執行?若是忘記了，就需要自我檢討，運用管理工具來改善；但若是認為不需要而未去執行，就涉及到專案管理觀念認知不足，我就必須對他施以教育訓練，協助他把觀念釐清，並請他反思之後，以自己為出發點，回饋(寫出)他對於此事件的過程以及心得。
主管審閱工作日誌，務必耐住性子，採取正向的態度，以鼓勵的用語代替要求，避免打斷員工願意去思考的意願；用問”好的問題”取代下命令或質疑的態度，來驅動員工去思考並寫在日誌。
像是：為什麼主管會下達此決策?背後思維的依據為何?若你是主管，還有更好的做法嗎?此作業涉及到哪一些流程呢?有沒有改善的建議?‧‧‧等。那麼員工所寫內容，就不會僅有事件的描述而已，讓他們在文字化的過程中，再次整理思緒，產出更有價值的內容。
即便是簡單的工作日誌，以提升思考能力為目標的實踐過程中，不僅是員工的一項試煉，對主管來說更是一項修煉，也讓這個組織逐漸成為具有自我思考能力，持續成長的有機組織。
推薦以下二篇文章，原因是他們在職場中，不斷的自我反省，透過工作日誌做檢討與改善，持續提升自己競爭力，很難得在職場中看到這麼自發性，願意時刻省思的工作者。
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