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知秋
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電腦行政文書作業是記者轉行罩門

知秋
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轉行大約二年左右,終於把電腦文書軟體練習到可以應付大小工作需求的地步,感覺終於跨過這個門檻,慢慢上手了。

那天聽到前電視台記者黃大米在Podcast談到,現在到學校當公關,喜歡採訪、寫作,但痛苦在於還得花很多時間去做雜七雜八的行政工作,感覺浪費時間。

電腦行政文書作業對於記者轉行是一大門檻,因為不管電視台或報紙記者長期只需要會最簡單的打稿文字輸入,Word、Excel、PowerPoint這些常用的文書軟體多數功能很陌生。

非一級主管文書得自己來

可是公司文件、報表、簡報,都不外乎使用這三種文書軟體,除非轉行是去當一級主管,有秘書幫忙做文書工作,否則中階主管、小主管或一般員工,這些事還是得自己做。

中部兩位電視台前女記者先後分別轉行到醫院、基金會工作,均抱怨光是要搞定Excel表格就讓兩人精疲力盡。

搞不定Excel豎白旗

到醫院當公關的P,感嘆每個月填報表花的時間比實際發新聞稿、安排採訪的時間還多,撐2年之後,決定回到電視台工作;到基金會工作的C,婚後育兒一度離開新聞職場,二度就業重回職場,過去沒使用過Excel,年輕同事使用及講起來很輕鬆,她卻怎麼弄都搞不定,撐不到半年就離職繼續回家帶小孩。

Google+網路教學現學現賣

發生在她們身上的問題,在我轉行前兩年,一樣發生過。我總是邊做邊Google查詢,看相關教學文章或網路教學影片學習,用比別人慢的速度打報告、寫計畫、做簡報,看到同事們的報告又是畫圖又是製表,分析統計圖表色彩豐富精美,我卻常困在摸索定位點、字級、字型、插圖這些基本動作,其實很挫折。

操刀重要簡報是磨難

到職一年多,公司正在爭取一個國家級品質大獎,原本負責最重要總結簡報的主管另有高就離職,我必須接手。

除了簡報,還得負責兩間展間的海報編輯製作,念研究所做報告、論文審查需做簡報,但那時只用到最簡單小兒科的功能,飛進飛出動畫特效功能用都沒用過。由於公司非常重視此事,一星期至少開兩次會,討論內容及修改簡報,印象中簡報修改10次以上。

笨鳥慢飛跨過門檻

笨鳥慢飛,做的不夠快,就花時間慢慢修、慢慢改,愈改就學會愈多技法。再運用記者捉重點說故事本領,去增加令人有感的文字內容描述,加上負責上台簡報的公司大主管口才及台風好,評審及公司內部主管,都說那簡報太加分了,不少主管事後告訴我,當場聽完簡報才知道原來自己公司這麼厲害。

轉行大約二年左右,終於把電腦文書軟體練習到可以應付大小工作需求的地步,感覺終於跨過這個門檻,慢慢上手了。

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