中国创新倡导办公无纸化文件电子化

香港联合交易所自2023年12月31日起，强制要求上市发行人以电子方式向其证券持有人发送公司通讯，逐步扩大无纸化上市机制。随着网络的发展和科技的进步，以及环境保护意识的加强，充分利用科技从而减少纸张的使用已成为主流趋势。作为一家倡导创新的上市公司，中国创新投资有限公司（“中国创新”）不断改进工作方式，将办公无纸化和文件电子化作为企业管理的重要方面。

中国创新充分利用电子邮箱系统和云存储技术促进办公无纸化和文件电子化，进而提高企业管治水平。例如：1、员工工作交流均通过电子邮箱进行，此举一方面能够减少纸张的使用、节约资源，另一方面能够实现工作过程的电子存档，促进合规管理；2、利用云存储空间，文件归档管理更便捷，通过电子文件夹和归档逻辑的设计，将文档电子化上传至云存储空间后可以方便快捷地进行分类，避免纸质文件处理的繁琐；3、使用电子邮箱和云存储空间，提高数据安全性、文件保密性，通过对云存储空间访问权限的设置，可以有效实现重要文件的充分保密，例如对于高度重要的文件，仅对少数人员开放访问权限，还可以设置下载、编辑的权限，文件数据的访问权限更加多元化；4、提高工作效率，实现文件数字化存储后，文件搜索、传递、分享的效率将大大提高；5、文件电子化有利于企业合规管理，纸质文件的存储可能存在保存年限、销毁方式的问题，而电子文件则能够永久存续或在必要时以删除的方式永久销毁。

此外，中国创新在进行办公无纸化和文件电子化的工作时发现，这也与ESG（环境（Environmental）、社会（Social），和公司治理（Corporate Governance））的发展趋势相契合。

在环境层面，ESG评估公司的环境影响和永续性，包括企业如何管理碳排放、如何进行资源使用，中国创新提倡办公无纸化和文件电子化能够有效减少纸张和打印机的使用，减少碳排放、节约资源，更好地履行企业环境层面的社会责任。

在社会层面，ESG评估公司如何处理利害关系人的权益，包括管理客户隐私和安全等，而在公司治理层面，ESG评估公司的管理和透明度，包括意外与安全管理等。一方面，办公无纸化和文件电子化通过限制访问权限能够有效提高数据的安全性和文件保密性，公司能够更好地管理涉及隐私与安全的重要信息。但另一方面，信息泄露的风险也不容忽视，该等风险一旦发生，将对公司造成难以预估的危害。因此中国创新在选择事关公司重要文件管理的电子邮箱系统和云存储系统时尤其严谨，坚持货比三家的供应商聘用制度，选择安全性更高的服务提供商，尽量避免数据泄露等安全事故的发生。同时进行数据安全隐患排查，时刻关注信息泄露的风险，不时对公司邮件系统和云盘进行安全检查，对员工进行信息安全（例如谨防钓鱼邮件）培训。

中国创新加强办公无纸化和文件电子化管理，既是顺应科技发展的潮流，也是提高企业管治水平、强化ESG建设、履行社会责任的重要举措，中国创新将继续坚持已有措施并在实践中不断完善，努力促进企业永续经营和社会可持续发展。