遠距辦公團隊管理4大要點!管理者該如何打造高效團隊
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對於企業來說,則要考慮管理層是否具備遠距辦公團隊的管理能力?不僅要能夠掌握團隊的工作效率,還得顧及遠距辦公者的心理層面。以下提供四種方式,幫助管理者能夠在執行遠距辦公時,讓團隊依然維持高效率。
一、建立良好的溝通管道
1.即時訊息
以往在部門內的溝通,大多是以面對面的口頭交辦工作,在實施遠距辦公的模式之下,取而代之的是採用專為企業打造的即時通訊軟體,例如Lale EIM。除了讓團隊維持順暢的溝通外,也會比一般的聊天軟體更注重企業的隱私和安全性,聊天過程中所傳送的文件和訊息都會受到保護,避免讓遠距辦公成為資安破口,也可以和私生活明確劃分,避免員工分心。
遠距團隊可按照各部門來劃分不同的群組,或是建立討論工作以及閒聊的性質的群組,讓團隊能夠在工作之餘,也能輕鬆閒聊和工作無關的話題,減少因遠距辦公而產生的孤獨感,能正常維持人際互動、培養與同事間的情誼。
2.視訊會議
透過企業即時通訊軟體來溝通非常方便,但還是會有需要將所有遠距團隊集結起來,討論工作細節的情形,因此適時使用Lale Meet等平台進行視訊會議,能有效幫助團隊定期開會追蹤進度、分享操作畫面等。
管理者還可搭配iMeeting會議管理系統,來比對遠距辦公團隊人員的行程,快速排定會議時間,並利用系統交辦工作、安排負責人員、進行會議紀錄,確保每場會議都開得有意義、落實每項決策,幫助管理者掌握團隊的執行進度。
二、保持彈性和互信
當企業在管理遠距工作團隊時,最明顯的差別莫過於看不到員工工作的模樣,大多數人都是在毫無心理準備的狀態之下,突然就被告知需要進行遠距工作,因此家中可能無法臨時提供一個合適的辦公環境,加上同時需要照顧因疫情而停課或遠距上課的孩子,導致產生心理上的壓力。因此,當企業開始要求團隊進行遠距工作時,需盡量保有適度的彈性和同理心。
而能夠成就遠距工作的效率的另一項關鍵,就是勞雇雙方的互相信任!管理者需信任員工能夠在規定期限內完成份內工作,員工也養成主動回報進度的習慣讓團隊安心,所以只要雙方能夠維持良好的溝通,並建立信任關係,就可創造雙贏。
三、訂出明確的目標和期限
在家辦公最容易因為缺乏辦公室的控管,導致員工無法做好時間管理,或因無法和其他同事交流而感到懈怠,這些都是容易影響團隊工作效率的原因。所以管理者必須讓員工在遠距辦公的期間,瞭解自己該完成的使命,並培養員工獨立作業的能力,以及在定期會議上明確訂定關鍵績效指標、將目標聚焦,關心後續的執行狀況,適時給予幫助。
四、適時關懷、凝聚向心力
在遠距辦公期間,員工減少了許多和團隊間的交流,也可能因為在家工作的緣故,無法很明確的切分上下班時間,導致身心無法得到適當的休息。所以管理者在工作之餘,可適時瞭解員工對於工作的想法和滿意度,或採線上匿名調查的方式,來收集團隊的意見,藉此調整企業的營運方針,使員工的心聲能夠被聽見,並有效的凝聚團隊向心力。
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- 產品訊息請參閱Lale EIM官網 https://www.flowring.com/lale-eim/
原文首發於「Lale快報」網站,原文頁面連結。
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