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皮魯可
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拖延症治不好嗎?試試簡單高效的番茄工作法吧!

皮魯可
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在家上班後,我雖然能自由地運用時間,但難免受到家務事干擾,再加上工作和休息時間混在一起,導致忙了一天,做事效率極低,休息品質也受到影響。直到最近,接觸到番茄工作法,終於找到分配時間的方法,更重要的是,每天設立目標,穩穩前進,心情安定不少。

《番茄工作法》:執行者用計時器計時,持續工作25分鐘後,休息5分鐘,持續循環,直到工作時間結束。

但當我看完《間歇高效率的番茄工作法》這本書後,才發現番茄工作法不只是「按下時鐘、計時、做事情」,它其實還包含設立目標、改善目標的方法,並藉由將工作時間單位化,衡量每個工作需要的時間,讓每個工作時段的目標顯而易見,也更容易達成。除此之外,該工作的時候工作,該休息的時候更要休息,提高工作時的專注力,也是此工作法的一大特色。

以下是我整理的讀書重點筆記,有些內容經過內化與微調,就算你沒時間閱讀本書,還是不妨試試《番茄工作法》,一起改善工作品質吧。

番茄工作法包含三個步驟:

  1. 計畫:在一天的開始,決定今天的事項。
  2. 追蹤:工作時記下執行過程。
  3. 紀錄與反省:在一天的工作尾聲,記錄每天的結果,整理資訊並改進。

計畫:

  1. 一天的工作開始,在今日工作表上寫下執行者姓名、日期。
  2. 條列出今日的工作事項,並在旁邊註記每項工作所需的番茄鐘個數,每一個番茄鐘代表25分鐘的工作時間、5分鐘的休息時間。
    如:撰寫新書評2。意即你預估你需要2個番茄鐘(共50分的工作時間)才能完成撰寫新書評。
  3. 番茄鐘不可分割。沒有半個或1/4個番茄鐘,只有1個、2個......完整的番茄鐘。這是為了讓執行者正確熟悉一個番茄鐘的時間長度,之後規劃與執行才會越來越精準。
  4. 如果某個事項需要超過5~7個番茄鐘,則將該事項拆為數個小事項。如果某些事項用不到1個番茄鐘,則將類似事項湊在一起,形成1個番茄鐘。

追蹤(執行番茄工作法):

  1. 開始計時,展開你的番茄鐘,番茄鐘不可打斷,25分鐘必須專心一志地執行先前列好的工作事項。
  2. 番茄鐘響後,務必停下工作,在該事項的旁邊畫X,1個X代表完成1個番茄鐘,以此紀錄執行事項時真正需要的番茄鐘數量。
  3. 休息5分鐘。進行短時間的放鬆休息,完全地脫離重要工作。
  4. 每做完4個番茄鐘,進行一次15至30分鐘的長休息。讓頭腦重組整合。
  5. 完成事項時,將該事項劃掉。

減少干擾:

當你在執行番茄鐘時遇上干擾,你應該客觀看待,視需要調整計畫:

  1. 遇上內部干擾(自我分心)時,在工作表上畫下一撇「’」註記。遇上外部干擾(他人打擾)時,在工作表上畫下一橫「-」註記。
  2. 將該項干擾紀錄在今日工作表下方的「臨時急迫事項」。較不重要的事項可以註明截止期限。
  3. 記下後,立刻回到剛才的工作,直到番茄鐘響起。
  4. 休息時可以處理較小的「臨時急迫事項」、安排急事取代其他的番茄鐘時段、或刪掉不必要的事項。
我用Notion紀錄今日事項的範例

修正與反省:

一天結束後,重新檢視每日工作表,查看各個事項預估的番茄鐘數量和實際執行上的差距,作為下次預估的參考。日積月累後,執行者越來越能體會一個番茄鐘代表的時間意義與工作量多寡,設立新的進步指標。進而提升工作效率。

另外,每日工作表上劃掉的工作事項也代表你一天的工作成果。就像遊戲中的每日任務表一樣,藉由完成每一個番茄鐘,提升工作成就感。

番茄營養豐富,好處多多!

番茄鐘的好處:

  1. 明確設下工作事項的時間與目標:讓執行者一上班就對一整天的項目有所了解,工作時按表操課,專注在每一個番茄鐘的項目。
  2. 分隔工作時間和休息時間:大腦獲得適當休息,才能在工作的時候全力運轉。
  3. 供執行者衡量工作成果:番茄工作法不僅是時間管理的方法,還包含設下目標、了解執行時遇上的問題、修改目標等等的優點。
  4. 依個人狀況彈性修改:番茄鐘可視個人狀況調整為20~45分鐘為一個循環,若連續執行耗腦力的番茄鐘,可以提前進行長休息。

如何挑選合適的番茄鐘計時器?

基本上,只要計時器能夠正確計算時間、時間到了會響,就是一個合適的「番茄鐘」。

我個人習慣使用手機APP「專注森林」計時,畫面乾淨可愛,每完成一個番茄鐘就能種下一顆樹,計時期間不能使用手機其他功能,否則樹會枯死,所以也能防止分心。

專注森林

或是使用功能更強大的「Flat Tomato」,直接在APP上面管理工作事項、專案及所需時間,也是一個不錯的選擇。

Flat Tomato

結語

以前我每天一上班就沒頭沒腦地開始埋頭苦幹,忙完一天,累都累死了,哪裡還想著反省和進步,光休息都來不及了。但現在因為番茄工作法,我有了明確的一日目標,有了改善效率的方法,雖然我目前還在調整寫作節奏,對提升工作成果還沒很大的體會,但至少看著自己列出的事項一個個完成,獲得的成就感比先前大了許多。

說到底,無論是什麼樣的工作法,最重要的還是專心工作、按表操課、持之以恆,而番茄工作法非常貼心地規劃了休息時間,讓執行者不只規劃工作,連工作間的小獎勵(休息)也一併規劃進去了。雖然工作還是很辛苦,但想著這段番茄鐘結束後能安心地看段小影片、吃點心,或許是我能堅持番茄工作法的原因之一吧。

番茄工作法簡單又直覺,也歡迎你加入番茄工作者的行列!

一起當個開心的番茄勇士!

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CC BY-NC-ND 2.0