2023年的薪資外包的終極指南

企業管理員工的工資單是個耗時過程，除非聘請第三方平台來照顧它，如薪資外包（payroll outsourcing）。它能節省成本並提高成本效益和便利性，但這樣做也帶來挑戰和風險。在本文我們的 2023 年指南，將帶您瞭解薪資外包如何運作的來龍去脈，以及您的公司如何最好地評估可能的外包策略。

工資單是什麼？

工資單不只涉及郵寄支票，它包含各種任務，而所有任務必須一同執行。該過程從將員工整合到工資系統中開始，及工資計算（payroll calculation），並延伸到年終稅務責任。工資功能，包涵收集員工資訊、設置自動付款和直接存款、追蹤工時或時程表、計算拖欠工資、分發工資單、管理與稅務流程相關的資訊，如健康保險和工傷賠償索賠。「工資單」一詞既可描述公司要支付的員工名單，也可以描述僱主拖欠的工資和薪水總額。然而，在現代商業環境中，工資單通常是指支付員工工資的過程或負責執行此工作的實體，如薪資系統（payroll system）。

外包是什麼？

在 20 世紀的大部分時間裏，公司正努力擁有和控制所有業務職能和資產。當時的經濟理論主張在所有合理的方向上增長，以利用規模經濟，這種垂直整合的思維方式也延伸到了公司的內部流程中。直到 1980 年代後期，許多公司受到內部結構臃腫的阻礙，包括求職公司（job agency），開始看到一旦內部完成「僱用」工作的廣泛戰略價值。一旦實行這種做法，既可節省成本並變得更加清晰，就沒有回頭路了。這種僱用業務職能或「外包」的行為，現在被認為是一種廣泛適用的商業戰略，即使其道德影響和社會經濟、政治和文化。作為短期削減成本的措施，其財務價值因全球化也大幅提升。

薪資外包是什麼？

如今的外包薪資，已經發展到將客戶服務和資金管理任務等關鍵職能外包，並包括管理員、人力資源部門執行工作或薪資服務（payroll services）。然而，大部分發薪流程涉及日常任務可以在不放棄決策權的情況下將責任委託給可信賴的合作夥伴。外包職責包括如下：

• 工資帳戶設置
• 付款方式設置
• 跟蹤工作時間
• 計算欠薪
• 交付薪酬
• 制定安全措施以保護公司和員工資訊
• 確保遵守政府法規
• 預扣工資稅、所得稅和扣押工資
• 管理員工扣除額
• 匯出工資稅
• 完成年終稅務工作

薪資外包是如何運作？

初始步驟

第一步是企業決定首選的外包程度；換句話說，公司是希望完全外包，還是共同外包？如果是後者，企業希望如何劃分當中的責任，包括稅務問題及人力資源外包（hr outsource）？

安排薪資外包

在 2023 年，國內外有各種的「薪資外包供應商」。雖然不同公司對良好匹配都各有標準，但他們都必須確保對服務使用者的員工數據有足夠保護並遵守相關法規。一旦選擇了薪資外包供應商，雙方必須就「聘用條款」達成一致，這是正式確定外包供應商提供具體職責，也正式成為人力資源解決方案（hr solutions）。

實現薪資發放

一旦企業交換了資訊並建立程式，薪資外包供應商就開始了其實際職責。供應商須定期向客戶報告，並提供的服務並詳細說明績效。對於客戶來說，這是確保一切按計劃進行的步驟。