会议的特征与高效会议的控场
我开得最多的是三种会:
策划会,我带着产品或者运营,在会上讨论成型或者不成型的方案(或数据/市场分析)
协作会,跨部门协作,争取其他部门对本部门的方案支持
老板会,老板主持的,部门主管级别的例会
而我曾经经历过一些低效的公司例会现场,共同特征是:
议题松散,尤其开放式议题占比很高
参会人员对于议题欠缺准备,经常陷入长时间的沉默
讨论中经常跑题,越是跑题,讨论越热切,回到正题就沉默了下去
经常有 “不讨论出结果绝不罢休” 的劲头,但因为欠缺准备,或是结果不符合老板预期,会在一个高难度议题上纠缠很久,哪怕沉默到窒息也死不撒手,仿佛临场想半小时就能有个好结果一样(从未发生这样的好事)
经常冷场许久,准备切换到下一个议题时,忽然有人咳嗽一声,说两句不咸不淡的,短暂讨论后再次冷场许久,准备切换到下一个议题时,又有人咳嗽一声,又说了两句不咸不淡的,如是往复
这种例会,我参加了很多,逃不掉也厌恶至极。
但到了我做主持人的时候,自负地说,我非常擅长会议控场。技巧都是大路货,没什么好分享的,关键是控场能力。
每个议题都设置理性的目标,我来引导讨论,向目标靠近
我来为每个议题,无论开放式还是高难度的,设置清晰的路标(渐进式的讨论点),一路沿着路标前进,跑题就拉回来,达到 checkpoint 就放下下一个路标
我来不断进行阶段性的归纳,厘清分歧与共识,总结约束与重点,把发散开的讨论收拢成一束
留一些集体沉默 1-3 分钟的思考时间,张弛有度,更多的时候点名要求回答,避免讨论冷场
在 “路标” 用完了,目标仍未达成时,果断结束讨论,亲手记录摘要发给大家,计划下一次讨论
这种控场能力,也是几千次主持会议锻炼出来的。我对主持人的定位不是一个组织者,而是引领者。主持人没有主见,寄希望于大家一起来碰撞碰撞,我从来没见过这种会议能有什么好下场。