Notion筆記的RoadMap模板，專案管理工作專用

使用Notion筆記開始，開始不斷嘗試如何使用他的模板(Template)，或是使用社群(Community)分享的Template。只能說大家都好強大，分享了很多很好用的工具，每一個Template都是花很多時間去整理和調整的，每一個使用的人都該好好地寫個email或是留言給貢獻者。

Notion筆記使用一段時間後，自己大致上摸清楚如何使用區塊(Block)架構，知道限制和好用的地方。我也開始嘗試將工作上的資料匯入到Notion筆記，我原先都是使用Trello進行任務(Task) 管控，Notion筆記則提供一個模板Template叫做「RoadMap」，他提供了比Trello更好用的功能，可以改善原先Trello在視覺化的缺點：無法在一個地方知道什麼要先做?什麼要後面做?你必須要建立很多看板才能做到這件事….

在Notion筆記裡，可以很輕鬆的知道什麼是輕重緩急?任務指派誰? 簡單介紹，Notion筆記的RoadMap使用了

1. 任務類型：Epic大型專案/產品、Task任務、Bug修復問題、Event事件
2. 狀態說明：Not Started還沒開始、In Progress進行中、Complete完成任務。
3. 衝刺清單：時間上最要緊的任務
4. 優先順序：P1最優先依序到P5 5.成員：產品經理、工程師、設計師

使用RoadMap之前你要先搞懂

• 看板管理的精髓
• 任務等級的劃分
• 找出最急最重要的任務
• 卡片連結任務層級

看板管理的精隨

看板管理的好處就是可以在一個版面看到所有的任務，比較麻煩就是我們沒有好好去做任務管理，導致看板列表會變超級長!

先前出席Notion社群聚會，演講者Mike分享engaged.ai團隊使用Notion的心得，他示範簡單篩選(filter)最近的待辦事項共有200多項….其實我還蠻傻眼的，到底有多少任務等著他去做 XD

我工作類型是產品經理，團隊目前是使用Trello作為看板管理的工具，效果其實有點不彰，我是主導公司使用Trello的發起者，短時間內使用人數低和推行的效果不佳，這需要比較長的時間去推動和習慣。

我為了能方便管理工作，便將所有的Trello任務，完全轉移到Notion筆記，使用產品管理(Product Management) 的RoadMap模板，也就是看板管理的模板。

看板管理會這麼受到科技公司、新創公司推崇，就是在視覺化管理方面，非常的方便。(最早的看板就是在牆上畫三條線(待辦、執行和完成，接著把任務寫在N次貼上，再貼在牆上的三個區域，做完就把N次貼移到完成區域)

在Product RoadMap模板則有四個預設列表

1. 待辦清單(Not Started)
2. 執行中 (In Progress)
3. 已完成(Complete)
4. 無狀態(No Status)

建議使用看板管理工作時，在自己的執行中列表(In Process)的任務不能超過10項，若自己有超過10項的任務，就想辦法縮減到10項，超過就會造成拖延和無法專注執行。

我們可以很彈性的運用「無狀態(Not Started)」，產品基本上除非下架，不然就是永遠存在，所以，我就把產品都放在「無狀態」列表。

對於軟體開發/設計/產品管理/專案管理等工作類型工作，要放入列表只有一個原則：「當任務重要性到要記錄或溝通的時候，就寫在RoadMap上吧!」

特別是團隊共同使用一個RoadMap時，你有寫上去去做任務的關聯，就代表你對這項產品或是專案的貢獻度有被記錄了。

劃分任務的等級

Notion預設RoadMap模板有5個任務等級，但任務說明書，沒有很明確說明任務等級。我依照自己的使用習慣，分成下面的等級。

P0-超級重要，十萬火急馬上做
P1-很重要，今天一定要做
P2-很重要，今天有空就要做
P3-重要，本周內完成
P4-普通，一周後再做也可以
P5-普通，不見得要做

劃分任務等級，可以幫助自己了解最重要的任務是什麼?和不重要的任務是什麼?(廢話)，劃分任務等級只是協助自己未來篩選任務使用。

若是軟體設計公司應該都很熟悉Scrum的敏捷開發流程，若不是軟體工程師或軟體開發的朋友可以略過這段。

Scrum都有一個衝刺待辦清單(Sprint Backlog)，在Road Map同樣可以設定衝刺清單(Sprint)，把任務切割到用小時為單位的清單。

可以由產品經理在每日衝刺會議中，決定衝刺任務的代號或是號碼，接著在RoadMap 的欄位中就會看到”Sprint”，Notion筆記範本預設有Sprint20-24，我們可以自行選擇Sprint的代號。

找出最急最重要的任務

建立好每一個任務和Epic大型專案/產品連結後，接著選擇Filter篩選，就可以看出P1等級的任務有哪些?接著就只要看Priority優先順序欄位和Sprint衝刺欄位，就可以決定什麼是今天一定要幹的大事。

卡片連結任務層級

最後，也是最重要的一個部分-卡片連結任務層級，同樣我們使用Notion筆記的範例，選擇一個Epic等級的任務-改善第三方軟體整合性(Improve Third Party Integrations) ，接著就可以看到在Task連結了三個任務：

1. Trello Import
2. CSV Import
3. Evernote Import

官方範本將Epic等級的任務卡片和上述三個任務卡片連結。這樣就可以確認，任務的層級結構，這是過去在Trello 比較難一目了然的地方。

透過連結任務卡片，可以在整個看板上面清楚又迅速連結任務和Epic之間的，我會把Epic都放在No Stutas(沒有狀態)，因為對我的工作型態而言，Epic等級的產品是不會結束的，因為Epic等級的產品是一個每個月或是每年需要維護的產品。

總結

使用Notion筆記後，我發現工作流程的視覺化是一個很重要的概念。

雖然我們是用文字、資料做工作紀錄和追蹤，但對於增進工作效率沒有多大的幫助。所以，透過Road Map就像是一個道路指引圖，自己可以隨心的規劃任務，每一個狀態列表都可以控制在10個以內，保持視覺化的簡潔。

好的!看了那麼多字，你真的還是不知道文章內容在說什麼?可以點連結進入RoadMap模板玩玩看吧！

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前陣子去參加Notion台灣社群的聚會，分享者是來自AI新創公司的產品經理，可能同時管理好幾項大產品，當天他示範時，檢視出所有的待辦事項有200多項!!!我心想Oh! God! 這樣該如何專注在最重要的事情上?

不過他緊接著示範使用Road Map的Priority劃分「P0」-「P5」，但有200多項待辦事項，總之可以看出他過著非常緊湊的生活，我估算至少有三分之一都是「P0」十萬火急等級。

另外，Notion筆記最棒的就是可以使用icon，Everthing is icon，用icon符號在工作上對於心情有種療癒的感覺。

使用RoadMap可以管理任務，但關於公司文件和SOP標準流程，則可以使用Notion筆記更棒的範本模版Template-「Product Wiki」產品維基百科，這之後再用另外一篇文章介紹。