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別再使用紙本通訊錄!企業通訊錄數位化的3大效益

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農曆新年即將到來,年後轉職潮也緊接在後,不少企業會在這個時節揮別舊人,並迎來許多新血加入,這時企業通訊錄勢必就得好好更新一番,將離職人員的聯絡資料移除,並將新進人員的資料加入。而許多企業習慣將所有人員的分機號碼及 E-mail 列印出紙本,貼在電話旁邊想找誰就打給誰,這樣的方式看似能夠滿足一時的便利,但在後續的溝通及管理上卻帶來了諸多不便!
圖片來源:Freepik

企業採用紙本通訊錄的4個缺點

紙本通訊錄缺點#1:查找資訊不易

紙本通訊錄無法使用關鍵字快速搜尋需要的人員資訊,使得查找效率不佳,且如果遇到同仁需外出或居家辦公,也不利於遠距檢視。

紙本通訊錄缺點#2:難以及時更新

紙本通訊錄容易出現資訊過時的問題,每當員工離職、更換職位或聯絡資訊發生變動時,紙本通訊錄較難及時更新,並重新發放給所有人員,導致資訊可能會不準確。

紙本通訊錄缺點#3:資訊外洩風險

紙本通訊錄若保存不當,或是沒有將汰換掉的紙本完整銷毀,可能會遭到未經授權的人員檢視,導致資訊外洩。

紙本通訊錄缺點#4:不環保

只要企業一有人事異動,紙本通訊錄就需要一直同步更新,長期下來需要消耗大量紙張,不符合現在多數企業所推動的ESG環境保護概念。


企業通訊錄數位化的3大效益

素材來源:Freepik

企業通訊錄數位化效益#1:有利於更新及管理

Lale 辦公提供企業多元且豐富的雲端辦公工具,當管理者需要更新通訊錄時,可透過 Lale 辦公網站的組織架構系統管理人員的資訊,並自動生成組織通訊錄,內容包含部門、職務、員編、分機、行動電話以及 E-mail 等。

當人員職務發生變動,需要調換部門時,可直接於組織系統中拖曳人員名稱,移動到新的部門下方。若人員離職,則可點擊刪除人員,快速更新系統名單資訊。

企業通訊錄數位化效益#2:提升內部溝通效率

每當有新進人員產生時,無需特別向同仁索取聯絡方式,只要於 Lale 辦公的通訊錄中快速搜尋人員姓名,再點擊名稱,即可開始與對方進行文字即時通訊、視訊以及語音通話等方式溝通。

企業通訊錄數位化效益#3:同步名單至其他協作系統

若企業於 Lale 辦公中建立完整組織架構,可將名單延伸應用於其他的協作系統,例如會議管理、專案管理、簽核流程、行事曆等,每當團隊需要共同作業時,就能快速整合需要的人員資訊並進行管理。

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原文首發於「Lale快報」網站,原文頁面連結

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