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高可慶
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國外文件要在台灣用?台灣文件要在國外用?瞭解「文件證明」的制度

高可慶
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公家機關核發的公文,或法人及自然人所核發的私人文書等,可以直接跨國使用嗎?帶你了解「文件證明」的制度。

現今移民、留學、跨國經商等活動相當常見,自然會有台灣文件持往國外使用,或國外文件持回台灣使用等需求。公家機關核發的公文,或公司及民間人士核發的私人文書等,可以直接跨國使用嗎?

國外文件持回台灣使用

台灣的公家機關,對於外國文件採取較為保守的態度,通常不會直接將外國文件視為具有法律效力的文件。主要是因為外國文件難以查證真偽,當然還有一個原因是,台灣的公家機關未必具備閱讀外文文書的能力。

因此,台灣的公家機關都會要求事先經過「文件證明」(Document Authentication)。那麼,所謂的「文件證明」是什麼?

文件證明

「文件證明」主要是由相關單位來查證文件上面的簽章是否屬實,若有經過文件證明,那麼表示這份文件確實由該單位或該私人核發。不過,所謂的「文件證明」並非證明文件內容的真偽,僅證明簽章部份。

不過,來自不同國家的文件,也很難由國內各機關自行查證,因此查證的工作通常由文件核發國當地的中華民國駐外館處來負責。例如,如果文件由美國政府核發,那麼必須請「駐美國台北經濟文化代表處」辦理「文件證明」。

也就是說,如果你已經把文件帶回台灣,很抱歉,還要寄回核發國才能辦理「文件證明」。如果你人在台灣,可以委託國外親友代辦。另外,有些駐外館處也有接受郵寄申請。由於每個駐外館處的規定有所不同,建議事先上網確認。

而這個「文件證明」其實就是一張 A4 紙,上面註明該外國文件之簽章屬實。文件證明通常與該外國文件釘在一起,並蓋騎縫章。

經過「文件證明」的文件千萬不要拆開,一旦拆開即可能失去法律效力。

由「駐馬來西亞台北經濟文化辦事處」核發的文件證明書

早期「文件證明」是一張尺寸約 100 mm * 76mm 的貼紙,會貼在外國文件背面。

不過,可能因為有些文件是雙面列印,會沒空白處可以貼,故自民國 105 (2016)年 6 月 1 日起,改採現行 A4 尺寸的「中華民國文件證明書」。

早期由「台北駐大阪經濟文化辦事處」核發的文件證明貼紙

經過駐外館處的「文件證明」之後,外國文件就可以直接在台灣使用嗎?

那可未必,許多單位還會要求在國內的外交部領事事務局進行複驗,才視為有效文件。這個複驗的動作,其實是由外交部領事事務局查證這個「文件證明」上的簽章是否屬實。也就是這個複驗,是針對「駐外館處」的簽章,而不是針對外國文件核發單位的簽章。

經過駐外館處的「文件證明」及外交部複驗之後,文件上將會有兩份「中華民國文件證明書」。

另外,如果文件以外文撰寫,通常都要翻譯成中文才能在國內各機關使用。該如何翻譯?

譯文須經過認證

翻譯本身的工作,可由任何人負責,你可以自己翻譯,也可以請翻譯社翻譯。不過值得留意的是,這份譯本本身在法律上是一個獨立的私人文書,即使附在經過「文件證明」的文件,也不具有任何法律效力。要讓這份翻譯有法律效力,必須進行認證。認證主要有以下三種方式:

  1. 在駐外使館辦理「文件證明」時,同時由申請人聲明中文譯本與原文件文義相符並簽署

  2. 先經駐外使館文件證明,並經外交部領事事務局複驗,再由國內地方法院或民間公證人進行認證

  3. 依外國當地公證相關規定針對該譯文辦理公證(認證),並在駐外使館辦理「文件證明」

基本上,如果「郵寄」申請「文件證明」,那麼沒有辦法使用 1 的方法。只能透過 2 或 3 的方法辦理「譯文」的公證。

經駐台外國使館核發或認證的文件

另外一種情形是,駐台外國使館,可能也會核發或認證警察刑事紀錄證明或出生證明等公文書。這些文件雖然在台灣核發,但仍被視為外國文件,通常無法直接在國內使用。必須經過外交部領事事務局的複驗,才有法律效力。

不過,經駐台外國使館核發或驗證的文件,可以省略駐外館處辦理「文件證明」的流程,節省不少時間,因此建議事先詢問相關駐台外國使館,能否核發或驗證你要的文件。

台灣文件持往國外使用

台灣文件持往國外使用,是要看該外國政府的規定。有些國家和台灣一樣,採取較為保守的態度。另外,日本等部份國家則採取較為隨意的態度,外國文件都無須經過文件證明。原則上,原文件及譯本都可以直接使用。當然如果提供偽造或不實的文件,必須承擔偽造文書罪或使公務員登載不實罪等刑事責任就是了。

如果該外國政府規定,台灣文件須經「文件證明」,那麼必須反向進行「文件證明」:

  1. 文件由地方法院公證處或民間公證人進行公證或認證

  2. 文件如須翻譯成外文,同時譯本也要進行認證

  3. 外交部領事事務局辦理「文件證明」

  4. 經駐台外國使館或機構驗證文件

  5. 該國外交部複驗

值得留意的是,無論是台灣公家機關核發的公文,或國內個人及法人核發的私人文書都要辦理公證或認證後,才能持至外交部領事事務局辦理「文件證明」。

據我瞭解,外交部的複驗主要只認文件上的簽章,他們內部有一系列的簽章範本以供比對,包含各駐外館處、駐台外國使館、公證人簽章等各單位的章戳或簽名。但並沒有收集全台灣各公家機關的簽章,例如全台各地的戶政或地政機關的簽章,當然也不會有全台每家企業的大小章。這個範本裡沒有的簽章,自然也無法進行確認真偽,因此他們才會要求事先由公證人進行認證。而公證人則負責向文書的核發單位查證,確認文書確實由該單位核發。

經外交部領事事務局辦理「文件證明」後,接下來該如何處理文件,則必須依各國政府的規定辦理,以上為較為常規的作法供參考。

經駐台外國使館核發或認證的文件持往第三國使用?

外國政府(例如日本)的公文要提供給第三國(例如馬來西亞)使用,而當事人在台灣這樣的情況,你可能會想到可以先請外國政府駐台單位核發或認證文件,並請台灣外交部領事事務局複驗,再由第三國駐台單位驗證文件後,持往第三國使用。這樣是否可行?

  1. 經外國政府駐台單位核發或認證該國文件

  2. 該文件之譯本經公證人認證(如有)

  3. 經外交部領事事務局辦理文件證明

  4. 經第三國駐台單位驗證文件

  5. 第三國外交部複驗

理論上可以。只要外交部領事事務局有留存該外國政府駐台單位的簽章,即可進行複驗,而第三國駐台單位又認外交部領事事務局的簽章,那麼理論上確實是可以這麼做。

話雖如此,這種情形,是兩外國政府之間的事務,台灣外交部的角色似乎是多餘的。台灣政府何以插手兩外國政府之間的事務?

另外一個問題是,台灣的公證人是否可以針對原文及譯文皆為外文(即任何文件都不使用中文)的文件進行認證?這也是一個問號。

以上面的例子來說,正常的程序,應該由在馬來西亞的日本大使館核發或認證文件,並由馬來西亞外交部複驗。

當然,當事人在台灣的情況下,確實可能會有在台灣辦妥所需文件的需求,如果真要這麼做,還是建議事先詢問相關單位XD

參考資料

CC BY-NC-ND 4.0