國外文件要在台灣用？台灣文件要在國外用？瞭解「文件證明」的制度
現今移民、留學、跨國經商等活動相當常見，自然會有台灣文件持往國外使用，或國外文件持回台灣使用等需求。公家機關核發的公文，或公司及民間人士核發的私人文書等，可以直接跨國使用嗎？
國外文件持回台灣使用
台灣的公家機關，對於外國文件採取較為保守的態度，通常不會直接將外國文件視為具有法律效力的文件。主要是因為外國文件難以查證真偽，當然還有一個原因是，台灣的公家機關未必具備閱讀外文文書的能力。
因此，台灣的公家機關都會要求事先經過「文件證明」（Document Authentication）。那麼，所謂的「文件證明」是什麼？
文件證明
「文件證明」主要是由相關單位來查證文件上面的簽章是否屬實，若有經過文件證明，那麼表示這份文件確實由該單位或該私人核發。不過，所謂的「文件證明」並非證明文件內容的真偽，僅證明簽章部份。
不過，來自不同國家的文件，也很難由國內各機關自行查證，因此查證的工作通常由文件核發國當地的中華民國駐外館處來負責。例如，如果文件由美國政府核發，那麼必須請「駐美國台北經濟文化代表處」辦理「文件證明」。
也就是說，如果你已經把文件帶回台灣，很抱歉，還要寄回核發國才能辦理「文件證明」。如果你人在台灣，可以委託國外親友代辦。另外，有些駐外館處也有接受郵寄申請。由於每個駐外館處的規定有所不同，建議事先上網確認。
而這個「文件證明」其實就是一張 A4 紙，上面註明該外國文件之簽章屬實。文件證明通常與該外國文件釘在一起，並蓋騎縫章。
經過「文件證明」的文件千萬不要拆開，一旦拆開即可能失去法律效力。
早期「文件證明」是一張尺寸約 100 mm * 76mm 的貼紙，會貼在外國文件背面。
不過，可能因為有些文件是雙面列印，會沒空白處可以貼，故自民國 105 （2016）年 6 月 1 日起，改採現行 A4 尺寸的「中華民國文件證明書」。
經過駐外館處的「文件證明」之後，外國文件就可以直接在台灣使用嗎？
那可未必，許多單位還會要求在國內的外交部領事事務局進行複驗，才視為有效文件。這個複驗的動作，其實是由外交部領事事務局查證這個「文件證明」上的簽章是否屬實。也就是這個複驗，是針對「駐外館處」的簽章，而不是針對外國文件核發單位的簽章。
經過駐外館處的「文件證明」及外交部複驗之後，文件上將會有兩份「中華民國文件證明書」。
另外，如果文件以外文撰寫，通常都要翻譯成中文才能在國內各機關使用。該如何翻譯？
譯文須經過認證
翻譯本身的工作，可由任何人負責，你可以自己翻譯，也可以請翻譯社翻譯。不過值得留意的是，這份譯本本身在法律上是一個獨立的私人文書，即使附在經過「文件證明」的文件，也不具有任何法律效力。要讓這份翻譯有法律效力，必須進行認證。認證主要有以下三種方式：
在駐外使館辦理「文件證明」時，同時由申請人聲明中文譯本與原文件文義相符並簽署
先經駐外使館文件證明，並經外交部領事事務局複驗，再由國內地方法院或民間公證人進行認證
依外國當地公證相關規定針對該譯文辦理公證（認證），並在駐外使館辦理「文件證明」
基本上，如果「郵寄」申請「文件證明」，那麼沒有辦法使用 1 的方法。只能透過 2 或 3 的方法辦理「譯文」的公證。
經駐台外國使館核發或認證的文件
另外一種情形是，駐台外國使館，可能也會核發或認證警察刑事紀錄證明或出生證明等公文書。這些文件雖然在台灣核發，但仍被視為外國文件，通常無法直接在國內使用。必須經過外交部領事事務局的複驗，才有法律效力。
不過，經駐台外國使館核發或驗證的文件，可以省略駐外館處辦理「文件證明」的流程，節省不少時間，因此建議事先詢問相關駐台外國使館，能否核發或驗證你要的文件。
台灣文件持往國外使用
台灣文件持往國外使用，是要看該外國政府的規定。有些國家和台灣一樣，採取較為保守的態度。另外，日本等部份國家則採取較為隨意的態度，外國文件都無須經過文件證明。原則上，原文件及譯本都可以直接使用。當然如果提供偽造或不實的文件，必須承擔偽造文書罪或使公務員登載不實罪等刑事責任就是了。
如果該外國政府規定，台灣文件須經「文件證明」，那麼必須反向進行「文件證明」：
文件由地方法院公證處或民間公證人進行公證或認證
文件如須翻譯成外文，同時譯本也要進行認證
外交部領事事務局辦理「文件證明」
經駐台外國使館或機構驗證文件
該國外交部複驗
值得留意的是，無論是台灣公家機關核發的公文，或國內個人及法人核發的私人文書都要辦理公證或認證後，才能持至外交部領事事務局辦理「文件證明」。
據我瞭解，外交部的複驗主要只認文件上的簽章，他們內部有一系列的簽章範本以供比對，包含各駐外館處、駐台外國使館、公證人簽章等各單位的章戳或簽名。但並沒有收集全台灣各公家機關的簽章，例如全台各地的戶政或地政機關的簽章，當然也不會有全台每家企業的大小章。這個範本裡沒有的簽章，自然也無法進行確認真偽，因此他們才會要求事先由公證人進行認證。而公證人則負責向文書的核發單位查證，確認文書確實由該單位核發。
經外交部領事事務局辦理「文件證明」後，接下來該如何處理文件，則必須依各國政府的規定辦理，以上為較為常規的作法供參考。
經駐台外國使館核發或認證的文件持往第三國使用？
外國政府（例如日本）的公文要提供給第三國（例如馬來西亞）使用，而當事人在台灣這樣的情況，你可能會想到可以先請外國政府駐台單位核發或認證文件，並請台灣外交部領事事務局複驗，再由第三國駐台單位驗證文件後，持往第三國使用。這樣是否可行？
經外國政府駐台單位核發或認證該國文件
該文件之譯本經公證人認證（如有）
經外交部領事事務局辦理文件證明
經第三國駐台單位驗證文件
第三國外交部複驗
理論上可以。只要外交部領事事務局有留存該外國政府駐台單位的簽章，即可進行複驗，而第三國駐台單位又認外交部領事事務局的簽章，那麼理論上確實是可以這麼做。
話雖如此，這種情形，是兩外國政府之間的事務，台灣外交部的角色似乎是多餘的。台灣政府何以插手兩外國政府之間的事務？
另外一個問題是，台灣的公證人是否可以針對原文及譯文皆為外文（即任何文件都不使用中文）的文件進行認證？這也是一個問號。
以上面的例子來說，正常的程序，應該由在馬來西亞的日本大使館核發或認證文件，並由馬來西亞外交部複驗。
當然，當事人在台灣的情況下，確實可能會有在台灣辦妥所需文件的需求，如果真要這麼做，還是建議事先詢問相關單位XD