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Excel Power Query入門介紹-第一次學必看!

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Excel Power Query是一個可連結多種資料來源、進行數據處理ETL的編輯器。只要是資料表(Table),不管是存在於同一個Excel檔案,或是在不同路徑的Excel檔案中,Power Query都可以將它們合併進行數據處理。另外Power Query最大的優點是其擁有絕佳的使用者介面,一般不具備後端(Back-End)經驗的人都可以很快上手,進行資料處理。

Power Query歷史簡介 什麼是Power Query? Excel Power Query基礎實用範例 1.連結資料來源 2.轉換資料 3.下載Query回Excel-僅建立連結 4.繼續連結其他資料來源 5.合併Query 6.下載Query回Excel-建立資料表 總結與補充

Power Query歷史簡介:

Power Query早在2010年以前就已經存在於Microsoft公司內部的軟體應用,直到2010年後才開放到Excel之插件(add-in),Excel版本為2010或2013的電腦需下載插件使用(畫面如下),但2010及2013版本Excel中之Power Query已於2019年停止更新。

Power Query在Excel 2016版後已變成內建工具,2019版、2021版及Microsoft 365版之顯示位置、操作功能幾乎相同,主要差別在於Excel 2019版的Power Query資料來源不包含PDF檔案。(Power Query功能區位於下圖紅框區)

什麼是Power Query?

Power Query顧名思義就是很強的Query,那什麼是Query呢?Query原屬於後端資料庫領域,Query的中文為查詢,其包含一串程式碼,代表著你對資料庫(Database)發出的一個詢問,例如你想要取得某資料表的某些欄位,就可以寫一個Query來得到,其原理與上篇文章介紹的數據處理ETL相近(還沒看過的朋友可以先去看看)。下圖為Google搜尋到,以資料庫語言MySQL所寫的一個Query範例給大家參考,此Query的意思是:查詢在員工(employees)資料表中員工報到日期(hire_date)在2000/01/01之後的清單。
資料庫、Query等名詞一般出現於後端(如公司資訊處),所以一般辦公室同仁或前端用戶會覺得很陌生,其實資料庫的概念沒那麼複雜,資料庫就是由1個或多個資料表(Table)所組成,需至少具備儲存資料、寫入資料、修改資料等功能,所以其實Excel中的資料表也可以當作資料庫使用,此說詞亦於LinkedIn上討論過(如下圖)。

Excel Power Query因為可連結Excel資料表或工作表(Sheet)、後端資料庫、網頁資料表,甚至PDF資料表,所以可進行相當廣泛的應用,它可以幫你設定一套自動化資料處理(清理)的流程,舉個簡單的例子如:連結Sheet1 -> 刪除最上面兩列資料 -> 將某欄位篩選去除空白(Blank) -> 去除某些不需要的欄位 -> 載回Sheet2。

多說不如實做,接下來小編將介紹一個較基本的Power Query應用範例給大家看,其也是業界中使用頻率最高的一種用法。

Excel Power Query基礎實用範例:於辦公室裡,設定與其他同事們電腦路徑的Excel資料表進行連結,並可自動彙總於某經辦人員的Excel檔案中。

此範例為某工廠廠務室同仁每月要彙總各課向會計報銷費用的資料,因不想要每月向各課經辦要資料,再手動Copy回自己的Excel檔案,故利用Excel Power Query的功能建立Query(查詢),將各課的資料表下載回自己的檔案裡,以後只要更新此Query,即可得到各課最新的資料。

下圖為此範例示意圖,最後需將兩個路徑(D:共享1-陳氏心及D:共享2-阮德孝)的會計報銷費用資料表自動結合起來。

以下將依操作流程進行說明:

1.連結資料來源(Data Source):

由Tab Data裡點選Get Data–>From File–>From Excel Workbook

選擇路徑D:共享1-陳氏心後,點選Excel檔案,進行載入(Import)。

接著會跳出一個瀏覽(Navigator)視窗,其中資料夾圖示(Icon)代表的是Excel檔案,資料夾裡面包含了資料表(Table)及工作表(Sheet)兩種資料,我們一般會選擇資料表類型,故點選陳氏心資料表,再點選轉換資料(Transform Data)後,接著會自動進入Power Query Editor。

2.轉換資料(Transform Data):

下圖為Power Query Editor畫面,再繼續操作前,小編先簡單介紹一下此編輯器的介面:

(1)此編輯器共有4個Tab,其中所有的資料轉換、資料合併等功能皆在Tab Home、Transform及Add Column中進行;Tab View則是顯示選項設定,在文章最後會介紹一個不錯的功能給大家。

(2)在編輯器右方有Query Settings介面,其包含上方的Query的名稱,下方的Query的步驟(Steps),步驟順序為從上到下,各位可以看到第1個步驟為Source(代表我們選取的路徑檔案),第2個步驟為Navigation(代表我們選擇了陳氏心資料表,第3個步驟為Changed Type(剛載入Power Query時編輯器會自動偵測資料類型)。

(3)資料轉換完成後,點選Close & Load即可回到Excel視窗中繼續選擇下載方式。

因為此範例中陳氏心Query不需再進行其他轉換,故可以直接點選Close & Load下載回Excel中。

3.下載Query回Excel-僅建立連結:

點選Close & Load後,會出現兩個選項給你選擇,小編建議新的Query皆點選Close & Load To,這樣可接著進行選擇下載方式;若點選Close & Load,Excel會直接載入資料表到新的工作表A1儲存格(當然之後還可以修改) 。

若不是新的Query,就只能選擇Close & Load。

回到Excel畫面後,會出現載入資料視窗給你選擇,大致分為3種載入方式:(如下圖)

1.資料表(Table):為預設值

2.樞紐分析表(PivotTable)

3.僅建立連結(Only Create Connection)

因陳氏心資料表並非我們最終要的資料(只是中間段資料表),故我們點選Only Create Connection。
建立資料連結後,Excel畫面右方會自動出現Queries & Connections視窗(如下圖),這裡可以看到此Excel工作簿的所有資料連結,要打開此視窗也可以從Tab Data–>Queries & Connections中打開,建議大家養成習慣打開此視窗,因為若有某個Query出現異常,畫面會顯示驚嘆號提醒你進行檢查。

4.繼續連結其他資料來源:

因為我們最終是要合併陳氏心資料表及阮德孝資料表,故我們用同樣的方式將阮德孝資料表建立資料連結,完成後畫面如下。

5.合併Query:

接著要回到Power Query Editor進行資料表轉換,最快的方式就是於上圖視窗中,滑鼠點擊兩下任一個Query即可進入。

將兩個資料表合併的功能為Append Queries(於Tab Home中),點選後會出現兩個選項:Append Queries as New及Append Queries ,此範例應點選Append Queries as New,意即再建立一個新的Query;若點選Append Queries則接下來的Query步驟會在陳氏心Query中進行。

Append視窗自動開啟後,選擇Second table為阮德孝,再按OK;若是有多個資料表要合併,則視窗上方要點選Three or more tables。

合併後你會發現編輯器左側Queries欄位出現了一個新的Query(叫做Append1),編輯器中間資料表為陳氏心及阮德孝Query合併後的資料表(共有6列)。

另外要特別提醒一下,使用合併功能的前提是兩個資料表表頭(Header)名稱要完全一樣(順序可以不同),才可進行合併。

接著將Append1這個Query重新設定一個名稱為:會計費用報銷統計表。

6.下載Query回Excel-建立資料表:

因無需再進行其他資料轉換,故可以直接點選Close & Load To,回到Excel中之載入資料視窗。

在視窗中載入方式選項裡選擇資料表(Table),及選擇要將資料表放在Sheet1之B2儲存格中。

點選OK後,合併後的資料表即出現在Sheet1的B2儲存格中,大家還可以看到在右側的Queries & Connections視窗中,會計費用報銷統計表是顯示6 rows loaded。

未來只要點擊更新圖示,可自動更新陳氏心及阮德孝的資料。(或可於左方資料表範圍內任一儲存格點擊滑鼠右鍵,點選Refresh更新)

到這邊已算完成了本篇文章的案例。

最後再呼應一下文章前面所提的Power Query Editor中Tab View裡的好用的功能介紹(如下圖),進入Tab View後,點擊叫出Query Dependencies視窗,此視窗顯示了此Excel檔案中所有Query的相互關係,及載入資料的路徑,小編認為此功能很方便,例如在向其他同事說明的時候可以把它叫出來一併著看。

總結及補充:

講述完了Excel Power Query的基本操作,第一次接觸的朋友可能會覺得有點複雜,但相信在實際操作後會很快上手。

Power Query還有許多實用的功能,包含像樞紐化(Pivot)、反樞紐化(UnPivot)、以某欄位進行集計(Group By),或文字處理等等,未來小編將陸續進行介紹。(請參考此新文章介紹Power Query樞紐及反樞紐)

大家不要誤以為Power Query是屬於Excel,Power Query也應用於其他軟體中,如Power BI。另針對雲端資料轉換的部分,Microsoft有於Power Apps平台上開發Dataflow軟體(即為Power Query雲端版)。

Power Query有一套自己的程式語言叫「M語言」,一般使用者雖然不用特別去學,但可以學著去看懂它的公式組成,小編認為最好用的就是參數的功能,可以將一個Query的結果做為另一個Query的參數(如日期、比較值等等),以達到更進階之自動化設定。

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