石頭哥
石頭哥

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實習加分題:主管沒說,但是你做了,會更好的事...

職涯點滴系列文章,目的是希望以過來人的經驗,讓你摸石(石頭哥)過河,減少一些跌跌撞撞。前陣子,剛面試完幾位清交成大、台科大應徵暑期實習計畫的學生,因此石頭哥想趁熱跟各位聊聊,關於實習這檔事。特別是哪些事情,主管沒說,但是你做了,會更好的呢?
暑期實習

暑習加分題:主管沒說,但是你做了,會更好的事...

每週五分鐘,掌握實務技巧,讓你從容應對職場事務!

【前言】

日安,我的朋友,我是石頭哥。前陣子,剛面試完幾位清交成大、台科大應徵暑期實習計畫的學生,因此石頭哥想趁熱跟各位聊聊,關於實習這檔事。特別是哪些事情,主管沒說,但是你做了,會更好的呢?

模組類別:職場料理學 - 職涯接軌

適用範圍:這是可以規劃為人脈建立的一堂課程、工作改善的兩堂課程;準備實習打工的同學適合服用,此帖藥可以讓你實習時多一點收穫,並藉此建立起你的個人形象品牌,等畢業後企業更想聘用你。

【天底下,沒有爽缺,竟然只有你發現了...】

我想在勞基法的前提下,爭取自己應得的薪資沒什麼不對,這跟企業可以給你獲得多大的無形收穫,根本是兩碼的事情。在進入主題前,我還是得承認石頭哥是個非常愚笨的人,對於現在很多商人把實習打工,行銷包裝的冠冕堂皇,特別是對於下述兩大類的實習,我是敬謝不敏:

(拒絕) 1.美麗的糖衣包裝:說什麼校園大使招募、跨國企業、培育儲備幹部、認識頂尖人脈...等等美麗糖衣,說可以學到多麼高超的職場技能、領導才華、銷售技巧...,但是月薪只給兩三千,要我物超所值,算了吧,別把實習生當行銷工具

(拒絕) 2.別把實習生當賺錢的客戶:說什麼可以出國研習參訪多知名的學校、企業,建立多好的人脈、成為團隊領袖,但是繳交三四萬(機票另計),對於這種蜻蜓點水式學習說能增進我國際觀,算了吧,守緊口袋荷包比較實在。

【想想看,企業為何給你實習機會?】

想想看,企業為何給你實習機會?是因為你是廉價勞工嗎?還是因為企業為了做企業形象、社會責任,不得不做的權宜之計?

經營之神松下幸之助先生曾說:「企業經營不賺錢,對社會是一種罪惡。因為拿了社會的資金,取社會的人才,沒有充足的盈餘....」。我想獲利是企業亙古至今不變的要求,如果你的實習只是幫企業打打雜賺點生活費,我覺得這是浪費自己的生命。

【我可以藉此次實習,為企業創造什麼價值嗎?】

實習前,你應該很了解自己的個性是活潑喜歡面對人際互動,還是沉靜喜歡面對事物處理,或者什麼都不知道,就去職場看看學學都行,但是請先學會拒絕美麗的糖衣,再踏踏實實做事吧。

不要只想著我可以學到什麼?這是一般普通學生的想法。你應該反過來想:企業付薪資給我,我可以藉此次實習,為企業創造什麼價值呢?

《 技巧一、善用ECRS分析法 》

所謂ECRS分析法,是指刪除某動作(Eliminate)、合併某兩個動作(Combine)、調整前後順序(Rearrange)、簡化某一個步驟(Simplify)。

Step 1. 首先,進到實習場所之後,先學習仔細觀察工作流程與相關事務。

Step 2. 我相信每一件工作幾乎都有可量化、可衡量的一些方法,此時你可用80/20法則,想想看一天最浪費你時間的前三大工作是什麼?

Step 3. 把該項工作一個步驟、一個步驟逐一拆解

Step 4. 每個步驟請標上需要的工作時間

Step 5. 此時就可以運用ECRS分析法了。想想看,哪些步驟刪除掉可以嗎?合併是否更好呢?前後順序對調又如何呢?或者這步驟其實可以更簡化的?

《 技巧二、善用提案改善報告 》

台語有句俗諺:『做到流汗,被人嫌到流涎』,你有沒有想過:為什麼你用盡洪荒之力,主管、客戶竟然還是不滿意?為什麼?

我們來看看同樣的一件事情,愚笨的人,事情做完就在NEED TO DO辦事清單打勾完成,然後掛DOWN就結束了。聰明的人,事情做好就用ppt + 差異圖表 + 放進週報,呈現自己的績效。是的,主管交辦你的事情,不是每一件都是NEED TO DO,而是有的真的是專案,值得報更呈現價值的,你卻只是掛DOWN,那你就真的DOWN、DOWN、DOWN下去了。

因此,當你運用了技巧一,意外發現有某些地方、流程、動作...竟然可以簡化耶。恭喜你,這是一個很好的提案改善機會,試著寫一份提案改善報告呈報給你的主管,進而讓主管採納你的提議,你覺得是不是很棒呢?

Step 1. 標題寫提案目的:接著簡易敘述縮短現行作業流程,降低資源浪費...等等你想敘述的目的,內容不要敘述太冗長一兩句話就好。

Step 2. 現況分析:把現況簡易用文字敘述,並且用數字量化表達,現況執行時需要浪費多少的工時、金錢...等敘述。

Step 3. 提案對策:把上述技巧一的流程圖,用改善前、改善後的差異表格、圖案呈現,並寫下改善後的結論,讓主管一目了然。

《 技巧三、寫一份報告給主管 》

通常很多同學寫實習報告,都是為了學校交差了事。其實,實習是在:行銷你自己這個品牌。把你自己這個品牌,行銷給企業所呈現的一系列活動。

因此,實習結束不是單單只寫一份報告給學校,交差了事就好。而是,藉此機會寫一份報告呈現價值給主管。感謝主管提供實習的機會與協助之外,讓你有機會可以進而實際運用ECRS分析法、提案改善法在工作中,讓自己找到職場中存在的價值,並且附上你這段期間的提案改善報告當附件,這可以大大加深主管印象。(名義上,是寫讓你有機會實習....等陳述;實際上,是展現自己的提案能力、工作技巧,以及與別人的差異化。)

【結論】

你,就是自己職涯的CEO。如果你把實習,只是當作圖個零用錢,那麼你的收穫只有金錢而已。實習是產學的接軌,讓你提前認識產業,認識自己,也因此實習中很多事情儘管主管沒說什麼,其實你做了就等於幫自己的未來職涯加分,也等於把自己這個品牌給行銷給這個主管、這家公司,讓對方印象深刻。直到有一天,你畢業時回頭盤點這些實習的廠商,他們會因為你當時種種的耕耘,而成為你擊敗其他競爭者,最優先錄取的安心保障。

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