Jhane
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分享記帳表格的規劃與習慣(一)

記帳表格 Photo Credit : Jhane Chou
與其說是記帳,不如說是紀錄金流狀態的控管

這樣的記帳模式已經維持了兩三年,很習慣這樣的記帳模式。

最初的起點:記帳小幫手

在大學時與男友一起做了一款 APP,上架在 Google Play,當時的訴求是以「目標」作為持續記帳的動力,使用了不同的記帳方式。

想做這款 APP 的原因很簡單,除了擁有自己的 Side project 之外,另一個以我們自身的經驗出發:

那時候的我們很窮,想靠記帳簡單地理財、省錢,卻沒有找到完全符合我們理想的軟體,於是自己做記帳 APP。

製作的過程,許多坑和技術都必須靠自己克服,我也不懂介面設計,更不懂使用者體驗,像是新手在探索地圖。

還嘗試埋廣告,試試廣告的收益。

記帳小幫手,於 2015 年 3 月 1 日上架,後來的我們(大約在 2017 年)想做出更好的記帳 APP,考量更美好的體驗,一切重來,完全跟初版不同,與不同的記帳軟體、模式比較,使用的體驗等等,規劃出不同的雛形。

也知道現在已經有非常多優秀的記帳軟體,卻還是想做出自己的記帳軟體!但現在忙碌到沒有自己的時間,就暫時擱著吧,等未來。

記帳小幫手

僅不到一兩年的時間,我們發現自己的成長幅度非常大,也很感謝當時有把這款 APP 完成,作為過去的一個里程碑。

以上非工商,這款 APP 太老舊,我們也沒再維護,不建議去使用他。


設計自己的記帳表格

目前的記帳表格有幾項優點與規劃:

客製自己的面版

先前使用的 APP 部分有這功能,但我還是太貪心,想要完全客製化;自己做表格就能達到功能客製化。

缺點是樣式沒這麼彈性(無法做得很美)、部分的功能無法自動化。

記帳的習慣

不需要把每一筆項目都記錄下來,也不用頻繁記帳。簡單來說,紀錄的金額以銀行戶頭為主,而不是紀錄身上擁有的現金

觀看的體驗

希望由電腦(較大的螢幕範圍)來觀看整體狀況,加上觀看的頻率很低,於是使用表格來製作。大概幾天才開啟一次記帳的 Excel。

製作門檻低

使用表格製作的好處是門檻低,只要懂得簡單的公式,就能製作。


記帳 Excel Photo Credit : Jhane Chou

使用工具 Excel 製作,Google 試算表(Google Sheets)或其他工具也能達到相似的效果。

列出需求

一開始會把需求列出來,以我的例子來說,我會想知道:

  • 年度與月份的總收入、總支出
  • 每月基本的必要支出
  • 尚未收款的專案費用
  • 項目的收、支,以及總金額
  • 不同帳戶的金額、收支等狀態
  • 在一個畫面就能看到全部狀態

色系規劃

以清楚舒適最主要訴求,習慣將標題列設定為深色,一來清楚,二來可以劃分不同區域。

內容使用帶狀列樣式,對項目的時候會更好辨識資料。

帶狀列的樣式,像存摺內頁。

月份表格樣式 Photo Credit : Jhane Chou

每月的基本表格版面

整體由總收支(收入、支出)、各帳戶狀態為主要規劃。

不同區域的功能:

  • 上方為整體狀態,包含該月份的總收支、各帳戶狀態
  • 下方則是收支細項,以及其他項目的明細
  • 使用凍結窗格凍結標題欄位,在瀏覽的時候,可方便對應欄位
規劃版面區域 Photo Credit : Jhane Chou

因為我有規劃一個戶頭是用來存錢的,不會拿來記帳,資金來源也固定從我的某個帳戶匯進來,所以在表格右側規劃台幣帳戶的金額轉移紀錄


收入 Photo Credit : Jhane Chou
收入:多數為專案的款項、發票中獎(沒在中獎的…)、稿費等等

因為收款的帳戶不同,所以收入的表格置放不同的帳戶。


支出:必繳項目、提款(生活花費)Photo Credit : Jhane Chou
支出:只記錄必繳項目、提款(生活花費)

我只記錄必繳項目、其餘的花費都算在提款(生活花費)的金額中。

必繳項目我用紅字列出來,並常駐在每個月的紀錄中,也能提醒自己有哪些費用漏繳。
日期的格式

只需要紀錄「日」即可,這樣在複製與改動的時候,不需要一個個去輸入「月」的數字,節省許多時間與降低誤植數字的機率。

善用公式

避免自己手動加減金額,讓公式來幫你做重工的事情。


備忘、帳戶起始金額設定、年度狀態 Photo Credit : Jhane Chou

備忘錄與設定表格版面

整體由備忘、帳戶起始金額設定、年度狀態為主要規劃。

不同區域的功能:

  • 左上方為備忘錄,紀錄未收款、欠錢等內容
  • 左下方則是各個帳戶的起始值,用來套用至公式中,未來換成不同年度的記帳,只需要在這設定起始值即可使用
  • 右方為年度狀態,可以見到每個月的記帳狀況,以及總金額

如果需要的話,可為年度狀態增加圖表,看著收入與支出起起伏伏,會更有感(悲傷感…)。


最後的碎碎唸

目前版本為第四版,整體規劃盡可能彈性,未來調整或優化時會很方便。

與其說是記帳,不如說是紀錄金流狀態的控管

紀錄小項目的支出容易讓人感到疲乏,也常忘記幾次之後就不想繼續記帳(感到繁瑣、沒耐性)所以我傾向紀錄銀行帳戶的金額,而非身上擁有的現金,以及那些現金的花費去向。

這樣的記帳模式已經維持了兩三年,很習慣這樣的記帳模式!不過這是去年至今年初的版本,下篇文章會分享 2020 年版本的記帳表格。

有些笨笨的記帳方式(哈哈

文章首次發布於 Medium,目前閱讀的版本為增修版。


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CC BY-NC-ND 2.0

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