远距办公团队管理4大要点!管理者该如何打造高效团队

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近期疫情再度升温,确诊人数连日破万,为降低群聚感染风险,许多企业开始要求员工远距办公。对于员工来说,除了能节省上下班通勤的时间和费用,还能兼顾工作和家庭生活,有不少好处。而这一切的前提之下,就是员工必须自律且专注于工作,不因家中的各种诱惑分心,且和雇主与主管间建立稳固的信任关系。
图片来源:Freepik

对于企业来说,则要考虑管理层是否具备远距办公团队的管理能力?不仅要能够掌握团队的工作效率,还得顾及远距办公者的心理层面。以下提供四种方式,帮助管理者能够在执行远距办公时,让团队依然维持高效率。

一、建立良好的沟通管道

1.即时讯息

以往在部门内的沟通,大多是以面对面的口头交办工作,在实施远距办公的模式之下,取而代之的是采用专为企业打造的即时通讯软体,例如Lale EIM。除了让团队维持顺畅的沟通外,也会比一般的聊天软体更注重企业的隐私和安全性,聊天过程中所传送的文件和讯息都会受到保护,避免让远距办公成为资安破口,也可以和私生活明确划分,避免员工分心。

远距团队可按照各部门来划分不同的群组,或是建立讨论工作以及闲聊的性质的群组,让团队能够在工作之余,也能轻松闲聊和工作无关的话题,减少因远距办公而产生的孤独感,能正常维持人际互动、培养与同事间的情谊。

2.视讯会议

透过企业即时通讯软体来沟通非常方便,但还是会有需要将所有远距团队集结起来,讨论工作细节的情形,因此适时使用Lale Meet等平台进行视讯会议,能有效帮助团队定期开会追踪进度、分享操作画面等。

管理者还可搭配iMeeting会议管理系统,来比对远距办公团队人员的行程,快速排定会议时间,并利用系统交办工作、安排负责人员、进行会议纪录,确保每场会议都开得有意义、落实每项决策,帮助管理者掌握团队的执行进度。

二、保持弹性和互信

当企业在管理远距工作团队时,最明显的差别莫过于看不到员工工作的模样,大多数人都是在毫无心理准备的状态之下,突然就被告知需要进行远距工作,因此家中可能无法临时提供一个合适的办公环境,加上同时需要照顾因疫情而停课或远距上课的孩子,导致产生心理上的压力。因此,当企业开始要求团队进行远距工作时,需尽量保有适度的弹性和同理心。

而能够成就远距工作的效率的另一项关键,就是劳雇双方的互相信任!管理者需信任员工能够在规定期限内完成份内工作,员工也养成主动回报进度的习惯让团队安心,所以只要双方能够维持良好的沟通,并建立信任关系,就可创造双赢。

三、订出明确的目标和期限

在家办公最容易因为缺乏办公室的控管,导致员工无法做好时间管理,或因无法和其他同事交流而感到懈怠,这些都是容易影响团队工作效率的原因。所以管理者必须让员工在远距办公的期间,了解自己该完成的使命,并培养员工独立作业的能力,以及在定期会议上明确订定关键绩效指标、将目标聚焦,关心后续的执行状况,适时给予帮助。

四、适时关怀、凝聚向心力

在远距办公期间,员工减少了许多和团队间的交流,也可能因为在家工作的缘故,无法很明确的切分上下班时间,导致身心无法得到适当的休息。所以管理者在工作之余,可适时了解员工对于工作的想法和满意度,或采线上匿名调查的方式,来收集团队的意见,借此调整企业的营运方针,使员工的心声能够被听见,并有效的凝聚团队向心力。




原文首发于「Lale快报」网站, 原文页面连结

CC BY-NC-ND 2.0 授权

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